Unternehmensrichtlinie zur Datenschutzorganisation

Stand: 04.07.2018

  1. Grundsätze
  2. Prinzipien für die Verarbeitung personenbezogener Daten
  3. Der betriebliche Datenschutzbeauftragte/Datenschutzkoordinatoren
  4. Beschaffung/Hard- und Software
  5. Verpflichtung/Schulung der Mitarbeiter
  6. Transparenz der Datenverarbeitung
  7. Erhebung/Verarbeitung von personenbezogenen Daten
  8. Datenhaltung/Versand/Löschung
  9. Externe Dienstleister/Auftragsverarbeitung/Wartung
  10. Sicherheit der Verarbeitung
  11. Rechenschafts- und Dokumentationspflicht

1. Grundsätze

Der Schutz personenbezogener Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Deshalb verarbeiten wir die personenbezogenen Daten unserer Mitarbeiter, Kunden sowie Geschäftspartner in Übereinstimmung mit den anwendbaren Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener Daten und zur Datensicherheit. In dieser Datenschutzrichtlinie wird beschrieben, welche Arten von personenbezogenen Daten wir erheben, wie diese Daten genutzt werden, an wen sie übermittelt werden und welche Wahlmöglichkeiten und Rechte betroffene Personen im Zusammenhang mit unserer Verarbeitung der Daten haben. Außerdem beschreiben wir, mit welchen Maßnahmen wir die Sicherheit der Daten gewährleisten und wie betroffene Personen Kontakt mit uns aufnehmen können, wenn Sie Fragen zu unserer Datenschutzpraxis haben. Diese Richtlinie regelt die datenschutzkonforme Informationsverarbeitung und die insoweit bei der AviloX GmbH bestehenden Verantwortlichkeiten. Alle Mitarbeiter der AviloX GmbH sind verpflichtet, diese Unternehmensrichtlinie zum Datenschutz einzuhalten und die jeweiligen Datenschutzgesetze zu wahren.

2. Prinzipien für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Fairness und Rechtmäßigkeit

Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten müssen die Persönlichkeitsrechte des Betroffenen gewahrt werden. Personenbezogene Daten müssen auf rechtmäßige Weise und fair erhoben und verarbeitet werden.

Zweckbindung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten darf lediglich die Zwecke verfolgen, die vor der Erhebung der Daten festgelegt wurden. Nachträgliche Änderungen der Zwecke sind nur eingeschränkt möglich und bedürfen einer Rechtfertigung.

Transparenz

Der Betroffene muss über den Umgang mit seinen Daten informiert werden. Grundsätzlich sind personenbezogene Daten bei dem Betroffenen selbst zu erheben. Bei Erhebung der Daten muss der Betroffene mindestens Folgendes erkennen können oder entsprechend informiert werden über:

  • Die Identität der verantwortlichen Stelle
  • Den Zweck der Datenverarbeitung
  • Dritte oder Kategorien von Dritten, an die die Daten gegebenenfalls übermittelt werden

Datenvermeidung und Datensparsamkeit

Vor einer Verarbeitung personenbezogener Daten muss geprüft werden, ob und in welchem Umfang diese notwendig sind, um den mit der Verarbeitung angestrebten Zweck zu erreichen. Wenn es zur Erreichung des Zwecks möglich ist und der Aufwand in einem angemessenen Verhältnis zu dem angestrebten Zweck steht, sind anonymisierte oder statistische Daten zu verwenden. Personenbezogene Daten dürfen nicht auf Vorrat für potentielle zukünftige Zwecke gespeichert werden, es sei denn, dies ist durch staatliches Recht vorgeschrieben oder erlaubt.

Löschung

Personenbezogene Daten, die nach Ablauf von gesetzlichen oder geschäftsprozessbezogenen Aufbewahrungsfristen nicht mehr erforderlich sind, müssen gelöscht werden. Bestehen im Einzelfall Anhaltspunkte für schutzwürdige Interessen oder für eine historische Bedeutung dieser Daten, müssen die Daten weiter gespeichert bleiben, bis das schutzwürdige Interesse rechtlich geklärt wurde.

Sachliche Richtigkeit und Datenaktualität

Personenbezogene Daten sind richtig, vollständig und – soweit erforderlich – auf dem aktuellen Stand zu speichern. Es sind angemessene Maßnahmen zu treffen, um sicherzustellen, dass nicht zutreffende, unvollständige oder veraltete Daten gelöscht, berichtigt, ergänzt oder aktualisiert werden.

Vertraulichkeit und Datensicherheit

Für personenbezogene Daten gilt das Datengeheimnis. Sie müssen im persönlichen Umgang vertraulich behandelt werden und durch angemessene organisatorische und technische Maß­ nahmen gegen unberechtigten Zugriff, unrechtmäßige Verarbeitung oder Weitergabe, sowie versehentlichen Verlust, Veränderung oder Zerstörung gesichert werden.

3. Der betriebliche Datenschutzbeauftragte/Datenschutzkoordinatoren

3.1 Die AviloX GmbH hat nach Maßgabe des Artikels 37 DSGVO einen externen Datenschutzbeauftragten (DSB) und einen Abwesenheitsvertreter bestellt. Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten sind zu finden unter: www.avilox.de/datenschutz

Der DSB nimmt die ihm kraft Gesetzes und aus dieser Richtlinie zugewiesenen Aufgaben bei weisungsfreier Anwendung seines Fachwissens sowie seiner beruflichen Qualifikation wahr.

3.2 Der Datenschutzbeauftragte unterrichtet und berät die Unternehmensleitung sowie die Beschäftigten hinsichtlich ihrer Datenschutzpflichten. Ihm obliegt die Überwachung der Einhaltung der Datenschutzvorschriften sowie der Strategien des Verantwortlichen für den Schutz personenbezogener Daten einschließlich der Zuweisung von Zuständigkeiten, der Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeiter. Im Falle risikoreicher Datenverarbeitungen steht der DSB dem Verantwortlichem beratend bei der Abschätzung des Risikos zur Seite.

3.3 Der DSB berichtet unmittelbar der Unternehmensleitung.

3.4 Der DSB wird frühzeitig in alle Datenschutzfragen eingebunden und wird sowohl von der Unternehmensleitung als auch den Beschäftigten bei der Erfüllung seiner Aufgaben unterstützt.

3.5 Die AviloX GmbH hat ein Datenschutzkoordinatoren-Team (DaKo-Team aufgestellt, welches den DSB bei der Einhaltung der geltenden Datenschutzvorschriften unterstützt. Das Team informiert den DSB über vor Ort aufgetretene Datenschutzfragen. Es erhebt die Angaben über in seinem Zuständigkeitsbereich gesondert eingesetzte Verfahren und gibt die Meldung an den DSB weiter.

3.6 Die AviloX GmbH führt ein Verzeichnis über alle Verarbeitungsvorgänge und dokumentiert alle Informationen entsprechend der Anforderungen des Art. 30 DSGVO. Bei Unklarheiten hinsichtlich der gesetzlich geforderten Informationen wird der Datenschutzbeauftragte beratend hinzugezogen. Dem Datenschutzbeauftragten liegt eine Kopie des Verfahrensverzeichnisses vor. Auf Anfrage stellt das Unternehmen der Aufsichtsbehörde das Verzeichnis zur Verfügung. Im Einvernehmen mit der Unternehmensleitung ist hierfür der Datenschutzbeauftragte zuständig und arbeitet mit der Aufsichtsbehörde zusammen.

3.7 Jeder Mitarbeiter kann sich unmittelbar mit Hinweisen, Anregungen oder Beschwerden an den DSB wenden, wobei auf Wunsch absolute Vertraulichkeit gewahrt wird.

3.8 Der DSB berichtet jährlich in einem Tätigkeitsbericht der Geschäftsführung über stattgefundene Prüfungen, Beanstandungen und ggf. noch zu beseitigende Organisationsmängel.

4. Beschaffung/Hard- und Software

4.1 Die Beschaffung von Hard- und Software erfolgt grundsätzlich auf Anforderung der über die Verarbeitungen entscheidenden Person durch die zentrale DV-Beschaffung. Bereits bei der Auswahl von Hard- und Software wird das Prinzip der Gewährleistung von Datenschutz durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen als ein tragendes Kriterium beachtet. Die AviloX Richtlinie „IT-Sicherheit“ ist maßgebend.

4.2 Falls mit der Beschaffung ein neues Verfahren der Verarbeitung personenbezogener Daten eingeführt werden soll, ist der Datenschutzbeauftragte rechtzeitig vorab von der anfordernden Stelle zu informieren (siehe hierzu Näheres in Ziff. 6.2). Die Beschaffung erfolgt erst nach Stellungnahme des DSB. Der DSB berät dahingehend, ob die Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich ist.

4.3 Private Hard- und Software dürfen nicht zur Verarbeitung personenbezogener Daten Verwendung finden. Die dienstliche Nutzung privater Hard- und Software im außerbetrieblichen Bereich (z.B. private Notebooks) bedarf der Genehmigung durch das DaKo-Team im Einzelfall.

4.4 Das DaKo-Team führt ein Verzeichnis der eingesetzten Hardware und der verwendeten Anwendungsprogramme. Der DSB kann auf das Verzeichnis jederzeit zugreifen.

4.5 Bei Verdacht des Diebstahls von Hard- und Software, des unbefugten Zugriffs auf personenbezogene Daten, von Sabotage etc. sind das DaKo-Team und der DSB unverzüglich zu informieren. Näheres regelt die Verfahrensanweisung Richtlinie „IT-Sicherheit“.

5. Verpflichtung/Schulung der Mitarbeiter

5.1 Jeder Mitarbeiter, der Umgang mit personenbezogenen Daten hat, ist auf einen vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten und die Einhaltung dieser Richtlinie zu verpflichten.

5.2 Die Verpflichtung erfolgt unter Verwendung des hierzu vorgesehenen Formulars und unter Aushändigung eines Merkblatts zur Datensicherheit.

5.3 Mitarbeiter, die besonderen Geheimhaltungsverpflichtungen (z.B. Fernmeldegeheimnis nach § 88 TKG) unterliegen, werden von den Vorgesetzen ergänzend schriftlich verpflichtet. Die jeweilige Verpflichtungserklärung ist zu den Personalakten zu nehmen.

5.4 Der DSB ist über die Verpflichtung von Mitarbeitern und deren Arbeitsplatz zwecks von ihm vorzunehmenden weiteren Schulungen und die Feststellung evtl. Kontrollbedarfs zu informieren.

6. Transparenz der Datenverarbeitung

6.1 Über Verfahren, die den Umgang mit personenbezogenen Daten betreffen, führt die AviloX GmbH ein Verzeichnis von Verarbeitungen gem. Art. 30 DSGVO. Der für ein Verfahren Verantwortliche bzw. das DaKo-Team meldet dieses zeitnah gemäß den vom DSB definierten Vorgaben. Gleiches gilt für Veränderungen (Change Request).

6.2 Unabhängig von dieser Meldung, ist der DSB bei der Planung der Einführung neuer Verarbeitungen bzw. der Veränderung bestehender Verfahren über Zweck und Inhalt der Anwendung und die Erfüllung der Benachrichtigungspflicht zu informieren (vgl. Ziff. 7.3). Bei standardisierten Erhebungen (Fragebögen, Preisausschreiben, Eingabefelder auf der Internet-Homepage etc.) ist der Erhebungsbogen etc. dem DSB zur Abstimmung vorzulegen.

6.3 Soweit der DSB feststellt, dass die beabsichtigte Verarbeitung einer Datenschutz-Folgenabschätzung unterliegt, teilt er dies umgehend mit. Das Verfahren darf erst nach Zustimmung des DSB durchgeführt werden. Im Zweifel entscheidet die Geschäftsleitung.

6.4 Macht ein Betroffener von seinem Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO oder seinem Korrektur- oder Widerspruchsrecht nach Art. 16 und Art. 21 DSGVO Gebrauch, so erfolgt die zentrale Bearbeitung durch das DaKo-Team, in enger Zusammenarbeit mit dem DSB. Auskunfts- und Einsichtsrechte von Mitarbeitern werden ebenfalls durch das DaKo-Team erfüllt. Es ist sicherzustellen, dass dem Betroffenen seine Daten auf Wunsch in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung gestellt werden können. Welcher Standard diesen Anforderungen genügt, ist im Vorfeld einvernehmlich durch den DSB und das DaKo-Team festzulegen.

7. Erhebung/Verarbeitung von personenbezogenen Daten

7.1 Die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten darf nur im Rahmen des rechtlich Zulässigen erfolgen. Hierbei sind auch die besonderen Voraussetzungen für die Erhebung und Verarbeitung sensibler Daten gemäß Art. 9 Abs. 1 DSGVO zu beachten. Grundsätzlich dürfen nur solche Informationen verarbeitet und genutzt werden, die zur betrieblichen Aufgabenerfüllung erforderlich sind und in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Verarbeitungszweck stehen.

7.2 Es wird sichergestellt, dass Betroffene keiner Entscheidung unterworfen werden, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen und zugleich den Betroffenen gegenüber eine rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (bspw. Profiling).

7.3 Vor Einführung neuer Arten von Erhebungen, ist die die Zulässigkeit bestimmende Zweckbestimmung der Daten durch den für die Anwendung Verantwortlichen schriftlich zu dokumentieren. Grundsätzlich ist eine Zweckänderung nur dann zulässig, wenn die Verarbeitung mit denjenigen Zwecken vereinbar ist, für die die Daten ursprünglich erhoben worden sind. Die im Rahmen der Zweckänderung genutzten Abwägungs-Kriterien sind einzeln zu prüfen. Die Prüfung ist darüber hinaus auch zu einem ordnungsgemäßen Nachweis zu dokumentieren. Eine Zweckänderung ist auch zulässig, wenn eine Einwilligung der betroffenen Person durch den Verantwortlichen eingeholt wird. Gleichzeitig hat der für die Verarbeitung Verantwortliche vor der Erhebung bzw. der Speicherung von Daten schriftlich festzulegen, ob und in welcher Art und Weise der gesetzlichen Benachrichtigungspflicht des Betroffenen zu genügen ist.

7.4 Falls andere Stellen Informationen über Betroffene anfordern, dürfen diese ohne Einwilligung des Betroffenen nur gegeben werden, wenn hierfür eine gesetzliche Verpflichtung oder ein die Weitergabe rechtfertigendes legitimes Interesse des Unternehmens besteht und die Identität des Anfragenden zweifelsfrei feststeht. Im Zweifel ist der DSB zu kontaktieren.

8. Datenhaltung/Versand/Löschung

8.1 Die Speicherung von Daten erfolgt grundsätzlich auf den hierzu zur Verfügung gestellten Cloudspeicher. Eine Speicherung auf mobilen Datenträgern ist untersagt.

8.2 Soweit technisch bedingt ein anderer Speicherort erforderlich ist (z.B. Notebook, Desktop-PC), ist der jeweilige Benutzer für die Durchführung der Datensicherung selbst verantwortlich. Die gewählten Datensicherungsmaßnahmen sind in dem Verfahrensverzeichnis zu dokumentieren.

8.3 Gesetzliche Aufbewahrungsfristen und Löschungstermine sind von dem über die Verarbeitung der Daten Entscheidenden in seiner Verantwortung zu beachten. Das DaKo-Team ist über die Einhaltung der Termine insbesondere im Hinblick auf die Löschung personenbezogener Daten in Sicherungskopien zu informieren.

8.4 Bei der Weiter- oder Rückgabe nicht mehr benötigter IT-Komponenten ist der Benutzer verpflichtet, dafür zu sorgen, dass zuvor sämtliche Daten wirksam gelöscht wurden.

9. Externe Dienstleister/Auftragsverarbeitung/Wartung

9.1 Sollen externe Dienstleister erstmals mit der Verarbeitung personenbezogener Daten bzw. einzelnen Verarbeitungsschritten (z.B. Erhebung, Löschung = Entsorgung) bzw. mit Tätigkeiten (z.B. Wartung, Reparatur) beauftragt werden, bei denen sie die Möglichkeit der Kenntnis personenbezogener Daten bekommen, so ist der DSB vor der Beauftragung unter Vorlage des den Anforderungen des Art. 28 DSGVO genügenden Vertragsentwurfs und der Kriterien der erfolgten bzw. nachfolgend vorgesehenen Auftragskontrolle zu informieren.

9.2 Entsprechendes gilt, falls die AviloX GmbH entsprechende Tätigkeiten im Auftrag Dritter wahrnehmen will.

10. Sicherheit der Verarbeitung

10.1 Für jedes Verfahren ist eine dokumentierte Schutzbedarfsfeststellung sowie eine Analyse bzgl. der für den Betroffenen möglichen Risiken erstellt. Diese richten sich an der Art, dem Umfang, der Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie der Wahrscheinlichkeit des Eintritts einer solchen Gefahr.

10.2 Zur Wahrung der Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und Integrität der Daten sowie der Belastbarkeit der Daten verarbeitenden Systeme ist ein allgemeines Sicherheitskonzept erstellt. Das Konzept orientiert sich an der zuvor erstellten Schutzbedarfsfeststellung und der Risikoanalyse. Dieses Konzept ist maßgeblich für alle weiteren Verfahren.

10.3 Neben dieser Richtlinie bestehen ergänzende Regelungen, die insbesondere zur Realisierung der Datensicherungsgebote des Art. 32 DSGVO zu treffende Maßnahmen betreffen. Hierzu gehören u.a.

  • Richtlinie „Archivierungskonzept“
  • Richtlinie „Richtlinie „IT-Sicherheit““
  • Datenschutzkonzept
  • Datensicherungskonzept

11. Rechenschafts- und Dokumentationspflicht

Die Einhaltung der Vorgaben, die sich aus dieser Richtlinie ergeben, muss jederzeit nachweisbar sein („Accountability“). Eine Nachweisbarkeit hat insbesondere durch eine schlüssige und nachvollziehbare schriftliche Dokumentation hinsichtlich getroffener Maßnahmen und dazugehöriger Abwägungen zu erfolgen.