Arbeiten in der Krise – Der Lockdown als Extra-Schubkraft für moderne Arbeitswelten?

Wir haben mit Julia Hildwein und Lars Roth von Blanc und Fischer IT Services über die Corona-Krise und ihre Auswirkungen auf die tägliche Arbeit gesprochen. In Ihrem Projekt „NEW Communication & Collaboration” (NewCC) beschäftigen sich die beiden schon länger mit modernen Arbeitsweisen und wir wollten wissen, welchen Herausforderungen sie plötzlich gegenüberstanden, wie sie diese gelöst haben und welche Erfahrungen sie nicht mehr missen wollen würden. 

Interview mit Julia Hildwein und Lars Roth von Blanc und Fischer IT Services

Hallo Julia, hallo Lars, vielen Dank, dass ihr euch heute die Zeit genommen habt und wir bei euch einmal „Mäuschen spielen“ dürfen. Die erste Frage, die uns unter den Nägeln brennt lautet:

Welche Auswirkungen hat die Corona Situation auf euer Projekt NewCC?  

Die Auswirkungen der Corona-Krise haben uns im Projekt NewCC mit voller Wucht getroffen. Unsere Pläne für das Jahr 2020 waren sehr ambitioniert: Neue Funktionen und Apps in Microsoft Office 365 sollten ausgerollt werden und alte Systeme nicht nur abgelöst sondern gänzlich abgeschafft werden. Die geplanten Maßnahmen wurden in der Folge von Corona drastisch eingekürzt.
Ein positiver Effekt war aber die gigantische Nachfrage nach moderner Collaborations-Software, wie Microsoft Teams und SharePoint Online. Die Nutzung dieser Tools ist in den ersten Wochen der Corona-Krise geradezu durch die Decke geschossen. Wir hatten zugegebenermaßen aber auch etwas Glück mit dem Timing der geplanten Einführung von Teams – zwei Wochen vor dem großen Lockdown. 

Welche Chancen stecken für euch und NewCC in der aktuellen Situation?  

Die größten Chancen sehen wir in der Veränderung der Zusammenarbeit durch die neuen und modernen Tools und in der nachhaltigen, besseren Kommunikation innerhalb der Unternehmensgruppe, aber auch nach außen zu Kunden, Lieferanten und Partnern (wie AviloX ????). 

Mit welchen Maßnahmen führt ihr eine Veränderung der Zusammenarbeit herbei und wie fördert ihr eine bessere Kommunikation? 

Bezüglich der Veränderungen greifen wir auf unsere Erfahrung im Rahmen des Projekts NewCC zurück.  Wir führen hier nämlich nicht nur „klassisch“ eine Software als IT-Projekt ein, sondern – mit der Unterstützung der Teilkonzerne und der bereits im Projekt NewCC etablierten Microsoft Office 365 Keyuser-Struktur – eine neue Art der Zusammenarbeitskultur. Die Keyuser tauschen sich bereits heute regelmäßig untereinander aus und lernen voneinander. Wir vom NewCC Projektteam haben dieses Vorgehen nun adaptiert und als Maßnahme einen Raum für Austausch geschaffen. Wir möchten wissen, wie es allen daheim geht und wie sie mit der neuen Situation zurechtkommen und organisieren daher regelmäßig Online-Austauschrunden zu Themen wie „Homeoffice“ und „effiziente Online Meetings”.

Und wie werden diese Formate angenommen? 

Das Austausch-Angebot wird sehr gut angenommen. Innerhalb dieser Runden ist ein reger Austausch entstanden und viele konnten sich bereits – wie man so schön sagt – „für sich etwas mitnehmen“.  

Zudem ist hieraus ein ebenso erfolgreiches Austauschformat entstanden, welches gemeinsam von der HR Abteilung mit der IT umgesetzt wurde: Eine neue Online-Seminar-Reihe für Führungskräfte zum Thema „Führung im digitalen Raum”. Diese Reihe besteht aus einzelnen Bausteinen zu Führungsthemen sowie zu technischen Fragen rund um die Nutzung von Teams.

Welche positiven Effekte sind daraus erkennbar? Was haben die Maßnahmen für die Teilnehmer bewirkt? Was wurde euch zurückgemeldet?  

Wir haben seit Beginn der Corona-Krise und noch immer anhaltend unglaublich viel positives Feedback von unseren Anwendern*innen erhalten. Videokonferenzen und Anrufe verbinden die Menschen im Unternehmen trotz physischer Distanz. Und auch die Produktivität kann im Homeoffice in gleichem Maß hochgehalten werden. Wir sind uns sicher, dass die Erfahrungen im Homeoffice und im digitalen Arbeitsraum unser Arbeitsleben auch nachhaltig verändern werden. 

Außerdem sehen wir viele kreative Ideen in Zeiten der Krise. Vieles muss jetzt anders gemacht werden und zwingt einen, manches neu zu denken oder gar zu erfinden. Das Level an Kreativität ist sehr beeindruckend!
 

Welche Herausforderungen für die Organisation und / oder das Projekt haben sich gezeigt, die vorher vielleicht noch gar nicht so sichtbar waren?   

Wenn man auf das gesamte Unternehmen blickt, war eine der größten Herausforderung – besonders zu Beginn der Homeoffice–Phase –, dass Anwender*innen von heute auf morgen ohne jegliche Erfahrung mit der Situation konfrontiert waren. Natürlich gibt es schon seit Jahren die Möglichkeit des Homeoffice bei Blanc & Fischer, aber bisher konnte man sich „bei Bedarf“ langsam an die Sache herantasten und seine Arbeitsweise anpassen. Nun war es so, dass viele Abläufe und Prozesse noch nicht dafür ausgelegt waren und quasi über Nacht angepasst werden mussten. Selbst die Grundvoraussetzungen waren noch nicht bei 100% der Belegschaft gegeben: Von einem Tag auf den anderen benötigten wir zusätzliche Laptops, Kameras und Headsets. Und das alles in Zeiten von Kontaktbeschränkungen.

Für unser Projekt NewCC und die Projektmitglieder war das digitale Arbeiten zum Glück nichts Neues. Diese Art zusammenzuarbeiten leben wir den Kollegen, seitdem es das Projekt gibt, bereits vor. Aber natürlich vermisst auch unser Projektteam den direkten Kontakt!

Wie werden diese Erfahrungen auch nachhaltig eure Organisation und euer Projekt voranbringen?  

Eine Krise zwingt einen, die eigene Komfortzone zu verlassen. Im Moment lernen viele (uns eingeschlossen) im Unternehmen Veränderungen noch viel schneller zu akzeptieren und direkte Maßnahmen umzusetzen. Natürlich werden wir hier auch den einen oder anderen Fehler machen. Aber daraus lernen wir und das wird uns letztendlich weiter voranbringen.
Die große Chance der Krise sehen wir im Moment darin, dass wir auch (bisherige) Kritiker*innen von modernen Arbeitsweisen und -modellen überzeugen und Sie als nachhaltige Unterstützer*innen gewinnen können. Für unser Projekt NewCC wird sich das aus unserer Sicht auch nur positiv auswirken. Die Mehrwerte, die wir für das Unternehmen und die Menschen schaffen, sind gerade sehr spürbar, für jeden einzelnen. 
 

Vielen Dank!