Das Thüringer Zentrum für Interkulturelle Öffnung ist zentraler Ansprechpartner für Akteur:innen im interkulturellen Wirkungsfeld. Die Arbeit im Zentrum ist gekennzeichnet von Projektarbeit und befristeter Zusammenarbeit mit verschiedenen Projektmitarbeiter:innen und Teilzeitkräften. Um zukünftigen Bedarfen gerecht zu werden und das wachsende Team bestmöglich zu unterstützen, entwickeln wir gemeinsam mit dem Kunden eine ganzheitlich gedachte, technisch gut integrierte Lösung für die virtuelle Zusammenarbeit. Diese soll es ermöglichen, die vielfältigen Informationen in der Organisation transparent und auffindbar zu machen. So gelingt es, aktuellen und zukünftigen Mitarbeitenden einen schnellen Überblick zu ermöglichen, auch wenn diese nur für wenige Monate im Rahmen einzelner Projekte im Zentrum mitarbeiten.

Get started: Potenziale für neue digitale Teamarbeit erkennen und nutzen

Die Grundlage bildete im Sommer 2021 ein Startworkshop mit den beiden Leiterinnen, bei dem ein Überblick über die Umsetzungsmöglichkeiten mit MS Teams aufgezeigt und erste konkrete Anforderungen aufgenommen wurden. Im zweiten Schritt hat das bestehende Team gemeinsam die konkrete Ausgestaltung des gemeinsamen „digitalen Arbeitszimmers“ definiert und erste Prozesse erarbeitet, die in einer anschließenden Pilotphase erprobt werden. Dabei zeigte sich schnell, dass wenige digitale Arbeitsräume und eine klar definierte Kanalstruktur die ideale Lösung für das kleine Team sind. Mit der erarbeiteten Struktur gelang es, auch einige neue Mitarbeitende schnell einzuarbeiten.

Zusammenarbeit Next Level: Untersetzung der technologischen Strukturen mit neuen Werten des Miteinanders

Nach den ersten gesammelten Erfahrungen wird in einem Follow-Up-Workshop der Fokus auf die Werte, die die digitale Zusammenarbeit tragen sollen, gelegt. So stellt sich schnell heraus, dass die transparente Kommunikation im digitalen Arbeitszimmer sowohl für Klarheit sorgen kann als auch für alle langfristig nachvollziehbar bleibt. Die umgestellte virtuelle Kommunikation ersetzt nun zusätzliche Informations- und Kommunikationswege und eröffnet die Möglichkeit, Know-How und Vielfalt im Team an verschiedenen Stellen viel produktiver zu nutzen, als es vorher möglich war.

Auszug der Methoden, Praktiken und Instrumente: Startworkshop | Prozess-Canvas |Integrative Kommunikationsstruktur | Teamworkshop | MS Teams | Virtuelles Whiteboard | Teamvereinbarungen | Landkarte für digitale Zusammenarbeit | Retrospektive | Befähigung | Teamwerte