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Berliner Stadtwerke:
M365 Adoption mit Twist

Dürfen wir vorstellen?

Die Berliner Stadtwerke sind das kommunale Energieunternehmen des Landes Berlin. Sie erzeugen und vertreiben ausschließlich erneuerbare Energien, vor allem Ökostrom aus Photovoltaik und Windenergie, und investieren zudem in Wärme‑, Quartiers‑ und Ladeinfrastrukturprojekte. Ziel ihrer Arbeit war und ist es, die Energiewende in Berlin voranzutreiben und die Stadt klimaneutral zu machen, insbesondere durch regionale, verbrauchernahe Energieversorgung.

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„AviloX versteht, dass es bei IT-Veränderungen nicht nur um technische Fragen, sondern auch viel um Menschen geht. So haben die Beraterinnen technische Expertise, Empathie und eine bewusste Wahrnehmung von Organisationskultur effektiv miteinander verbunden. Unterschiedliche Bedarfe wurden wahrgenommen und konstruktiv in tragfähige Lösungen überführt. “

Luise Schütze, Prozessmanagerin und Pia Rennert, Teamleitung Strategische Unternehmensführung

Die Herausforderung:

Die Berliner Stadtwerke standen vor der Herausforderung, die technisch bereits eingeführte Microsoft‑365‑Welt nachhaltig in den Arbeitsalltag aller Mitarbeitenden zu integrieren. Ziel war es, das volle Potenzial der Werkzeuge auszuschöpfen und gleichzeitig eine einheitliche, effiziente und akzeptierte Nutzung sicherzustellen. Dabei bestand insbesondere Klärungsbedarf hinsichtlich gemeinsamer Standards, klarer Rollen, transparenter Prozesse sowie der Abgrenzung von Microsoft 365 zu bestehenden Tools wie Asana. Zusätzlich galt es, die Akzeptanz bei Mitarbeitenden und Führungskräften zu erhöhen und die neue Arbeitsweise langfristig organisatorisch zu verankern.

Unser Weg:

AviloX entwickelte einen maßgeschneiderten Change‑ und Adoption‑Ansatz, der die Einführung von Microsoft 365 als ganzheitlichen Veränderungsprozess verstand. Die Lösung verband strategische Prozessberatung mit einer systematischen Befähigung der Organisation. Grundlage bildete eine gemeinsam erarbeitete Governance‑Struktur, die Standards, Rollen und Entscheidungslogiken definierte. Die Umsetzung erfolgte in vier aufeinander aufbauenden Phasen – von der Analyse über Konzeption und Befähigung bis hin zur Verstetigung – mit dem Ziel, neue Arbeitsweisen nicht nur einzuführen, sondern im Alltag wirksam zu etablieren.

Angewendete Methoden und Praktiken:

Im Projekt wurden vielfältige, praxisnahe Methoden eingesetzt:

Moderierte Workshops zur Analyse der Ausgangssituation, Zieldefinition und Priorisierung
Gemeinsame Erarbeitung von Standards und Leitlinien für die Zusammenarbeit
Klare Definition der Einsatzbereiche von Microsoft 365 im Zusammenspiel mit Asana
Bedarfsorientierte, interaktive Teamcoachings entlang realer Arbeitsprozesse
Erstellung verständlicher Leitfäden, Best‑Practice‑Dokumente und FAQs
Regelmäßige Sprechstunden zur Beantwortung von akuten Fragen der Mitarbeitenden
Kontinuierliche Begleitung und Beratung des Projektteams