TEIL 2: Produktive Nutzung – Detailblick in das Tool

AviloX: Wie haben Sie die Mitarbeiter mit der Bedienung von „Nachgefragt!“ vertraut gemacht?

C. Buggisch: Es gibt eine FAQ-Liste und eine kleine Anleitung in Text und Bild in SharePoint. Zur Bekanntmachung haben wir mit Prof. Kempf ein Video produziert, in dem er das Tool kurz erklärt und dazu auffordert, sich rege zu beteiligen. Nach den vielen Jahren Social Media ist eine ganz klare Erkenntnis, dass mit der Rückendeckung durch das oberste Management alles einfacher geht.

Prinzipiell ist die Bedienung ohnehin extrem einfach – man kann eine Frage einstellen und man kann Fragen bewerten. Später haben wir noch das Diskussionsforum ergänzt. Darüber können viele Fragen direkt durch Führungskräfte oder durch Mitarbeiter beantwortetwerden, die für das Thema zuständig sind. Außerdem bieten wir die Möglichkeit, schon über die Fragen zu diskutieren, um nicht ein zu einseitiges Bild zu bekommen. Denn nur weil 300 Personen bei einem Thema den „Gefällt-mir“-Button drücken, heißt das nicht, dass nicht 3.000 Personen gleichzeitig die Frage unsinnig finden.

AviloX: Nutzen Sie das Tool auch, um strukturiert das Stimmungsbild in der Organisation zu erfassen?

C. Buggisch: Wir haben von Anfang an angestrebt, nicht nur ein Kommunikationsinstrument zu schaffen, sondern damit auch in das Unternehmen hineinzuhorchen. Daher haben wir immer auch an die Führungskräfte appelliert, das Tool aktiv zu nutzen und sich darüber zu informieren, welche Themen unter den Mitarbeitern diskutiert werden. Diesen Teil haben wir mittlerweile noch besser strukturiert. Jeder, der eine Frage stellt, ordnet diese einer Kategorie zu. Dadurch können wir besser clustern und Entwicklungen erkennen. Einmal im Quartal bereiten wir die Aktivitäten in „Nachgefragt!“ für die Vorstandssitzung auf: Was waren die meistdiskutierten Fragen? Wie war die Stimmung dazu? Was bereiten wir in welcher Form für die interne Unternehmenskommunikation auf?

AviloX: Wie muss man sich die Fragen vorstellen?

C. Buggisch: Die Themen haben sich über die Monate stark verändert. Eine Zeitlang gab es viele Fragen zum Neubau unseres IT-Campus. Es gab viele Unsicherheiten und Fragen, vor allem zum neuen Bürokonzept. Das ist ein gutes Beispiel für die seismografische Funktion, denn wir hatten das Thema bereits lange vorher intensiv intern diskutiert und waren uns eigentlich sicher, dass hier kein Klärungsbedarf mehr besteht. Das Tool hat uns eines Besseren belehrt.

In späteren Runden ging es um die Gehaltssystematik und aktuell stehen strategische Themen im Vordergrund, z.B. wie der Softwareauslieferungsprozess zukünftig aussehen könnte. Das geht richtig ins Detail mit sehr spannenden Fragen, die uns zeigen, dass sich viele Mitarbeiter sehr intensiv damit auseinandersetzen, wie es mit DATEV weitergehen soll.

AviloX: Wer beantwortet eigentlich die Fragen, die von den Mitarbeitern gestellt werden?

C. Buggisch: Die Mitarbeiter haben jeweils ein Quartal lang Zeit, Fragen zu stellen und zu bewerten. Das ist zwar ein recht langer Zeitraum, aber uns ist wichtig, dass es nicht nur um tagesaktuelle Themen geht und dass die Mitarbeiter auch ausreichend Zeit für die Bewertung haben. Am Quartalsende machen wir dann eine Auswertung und stellen die Fragen mit den höchsten Rankings in der Vorstandssitzung vor. Die Vorstände teilen die Fragen dann untereinander auf und veröffentlichen jeweils ihre Antwort dazu im Vorstandsblog.

Parallel dazu wird das Diskussionsforum durch einen Community Manager betreut. Dieser sorgt dafür, dass Fragen, die nicht bis zum Quartalsende warten können oder für die ein anderer Ansprechpartner passender wäre, schnell beantwortet werden. Der Community Manager gibt dafür den entsprechenden Hinweis und motiviert dazu, sich im „Nachgefragt!“ entsprechend zu äußern.

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