Die menschliche Seite der Microsoft 365-Revolution

Wie Technologie unsere Rolle und Emotionen beeinflusst

Ein Beitrag zur Themenserie KI & Co.: Wie smarte Tools unsere Arbeitswelt verändern von Rachel Zühlke, Nadine Halli und Lukas Feil

Microsoft 365 ist aus modernen Arbeitswelten vieler Organisationen nicht mehr wegzudenken. Ebenso ist der Einsatz von KI unaufhaltsam auf dem Vormarsch. Um diesen erweitert Microsoft aktuell seine Produktpalette und integriert KI-Modelle in bestehende Tools im Eiltempo. Man will den Sprung in die Schlüsseltechnologie anscheinend nicht verschlafen und ganz vorne mit dabei sein. Ob und wie erfolgreich dies gelingt, wird sich erst in Zukunft herausstellen. Klar ist aber: schon bald wird die Arbeit in Microsoft 365 grundlegend anders sein.

Werkzeuge, die über technische Möglichkeiten hinausgehen

Zwei beeindruckende Beispiele für KI in M365-Produkten sind Copilot und Dall-e: Copilot verspricht eine intelligente Alltagsunterstützung und Dall-e ermöglicht die Erstellung fotorealistischer Bilder durch Text-zu-Bild-Generierung. Beide Tools stellen wir euch kurz vor:

Copilot: die intelligente Alltagsunterstützung

Microsoft führt mit Microsoft 365 Copilot eine neue Generation von KI-unterstützten Tools ein, die in Apps wie Word, Teams, Outlook, PowerPoint und Excel integriert sind. Copilot nutzt große Sprachmodelle (Large Language Models – LLM), Microsoft Graph-Daten und Microsoft 365 Apps, um die Sprache zum effektivsten Produktivitätstool in der Arbeitswelt zu machen. Beispiel: Anstatt eine E-Mail von Grund auf neu zu schreiben, kann der oder die Benutzer:in einfach den gewünschten Inhalt oder die gewünschte Aktion angeben, “Antworte mit den Details zum nächsten Meeting”. Copilot generiert dann automatisch eine passende Antwort basierend auf dem Kontext der Benutzerin oder des Benutzers, vergangenen E-Mails und dem Meeting-Kalender. Dies spart Zeit und erhöht die Produktivität bei der Bearbeitung von E-Mails.

Dall-e: Kreative Bildverarbeitung

Dall-e ist eine Bild-KI, die in Microsoft 365 integriert werden kann (Details hier). Sie ermöglicht das Generieren und Bearbeiten von Bildern anhand textueller Beschreibungen. Dall-e schafft völlig neue Möglichkeiten für die Visualisierung und das Design, indem sie unsere Eingabeaufforderung in lebendige visuelle Inhalte umwandelt.

Diese Tools bieten uns einen erheblichen Mehrwert, indem sie unsere Arbeitsabläufe verbessern, unsere Produktivität steigern und unserer Kreativität neue Räume eröffnen.

Doch wie wirken sich diese Veränderungen auf uns Menschen aus?

Auswirkungen von KI auf das Wohlbefinden des Menschen

Viele Blogbeiträge beschreiben die beeindruckenden neuen Funktionen dieser neuen Tools, doch die Auswirkungen dieser neuen Arbeitsweisen auf die mentale Gesundheit von Mitarbeitenden und Teams, die bspw. mit Microsoft 365 arbeiten, ist meist noch ein “blinder Fleck”: Wie verändert künstliche Intelligenz unsere Rolle und Aufgaben? Was bedeutet das für unser Wohlbefinden? Und welche Kompetenzen benötigen wir, um diese Tools erfolgreich zu nutzen?

Mentale Risiken für das Team: mit Angst, Unsicherheit und Frustration richtig umgehen

Wie bei allen Veränderungen, entstehen durch neue Tools und Arbeitsweisen Emotionen in uns, die Auswirkungen auf unser Wohlbefinden und unseren Umgang mit diesen Tools haben. In Bezug auf die KI-Revolution wollen wir uns das einmal genauer anschauen: Welche Risiken gibt es und wie können wir ihnen begegnen?

1. KI-Angst

Angst vor Jobverlust ist eine der größten Sorgen, die mit der Automatisierung und KI-Unterstützung einhergehen. Oft entsteht das Gefühl, dass Maschinen unsere Aufgaben übernehmen und uns überflüssig machen.

Diese Ängste sind älter als die Technologie selbst. Es gab sie während der industriellen Revolution beispielweise bei den Webern. Beim Aufkommen des Automobils unter den Kutschern, mit der Robotisierung kam sie in der Fertigungsindustrie auf. Durch die Computisierung der 1960er Jahre erreichte sie die Bürobelegschaft und heute, im Angesicht immer fähigerer KI macht sie vor keinem Bereich mehr halt. Ob Anwältin, Mediziner oder Abteilungsleiterin. Und die historischen Beispiele zeigen: die Angst ist verständlich.

Aber es ist wichtig sich bewusst zu machen, dass Technologien (mit und ohne KI) entwickelt wurden, um uns zu unterstützen, nicht um uns zu ersetzen. Denn zeitgleich entstehen neue Aufgaben und Herausforderungen, die auch unsere Rolle verändern (können). Dies gilt es, auf Organisationsebene auch deutlich zu kommunizieren und Mitarbeitenden passende Entwicklungschancen anzubieten.

2. KI-Unsicherheit

Ein weiterer Risiko-Faktor im Umgang mit KI ist Unsicherheit. Die Unsicherheit darüber, wie man mit den neuen Tools umgeht und wie man sie effektiv einsetzt, kann sehr belastend sein.

Die Unsicherheit zu überwinden, erfordert vor allem eines: Fokuszeit. Damit einher gehen die bewusste Erlaubnis und der Mut zum Explorieren sowie ein gut strukturiertes, kontinuierliches Training. So können Teams die neuen Aufgaben meistern und ihr volles Potenzial für die Organisation freisetzen. Darum ist es gerade jetzt wichtig, dass Unternehmen sinnvolle Befähigungsmaßnahmen und Ressourcen bereitstellen, um ihre Mitarbeitenden bei diesem Übergang zu unterstützen und für diese Arbeitsweisen fit zu machen.

3. KI-Frustration

Wer Erfahrung im Programmieren hat, kennt dieses Arbeitsmuster: Man arbeitet sich von einer Fehlermeldung zur nächsten. Bis zur vollen Lösung des Problems ist es oft ein weiter Weg. Dabei kommt es mitunter auch zu Frustration.

Analog kann es Teams und Führungskräfte frustrieren, wenn die hohen Erwartungen an KI und neue Tools nicht erfüllt werden oder wenn es Schwierigkeiten bei der Integration in bestehende Arbeitsabläufe gibt. Es ist entscheidend, dass Unternehmen ein offenes Kommunikationsklima fördern, in dem Mitarbeiter:innen ihre Frustrationen und Herausforderungen offen teilen und sich gegenseitig unterstützen. Es ist vor dem Hintergrund der KI-Revolution also wichtig, eine Unternehmenskultur zu entwickeln, die Fehler als wertvolle Informationsquelle versteht und als Entwicklungschance betrachtet.

Fazit: Vergesst den Menschen nicht!

Microsoft 365 und die neuste Welle von KI-gestützten Tools und Technologien eröffnen zweifellos eine Vielzahl von Möglichkeiten, die Art und Weise, wie wir arbeiten, zu revolutionieren. Doch wir sollten nicht vergessen, dass der Mensch immer noch die Triebfeder unternehmerischen Erfolgs ist. Die Auswirkungen auf unsere Rolle und unser Wohlbefinden sowie unsere Kompetenzen im Umgang mit diesen Tools sind entscheidend für den erfolgreichen Einsatz dieser neuen Möglichkeiten.

Erst wenn wir Ängste und Unsicherheiten besprechbar machen, Kompetenzen gezielt entwickeln und den offenen Austausch fördern, können wir die Vorteile der neu integrierten KI voll ausschöpfen und gleichzeitig sicherstellen, dass die Technologie unsere Arbeitswelt positiv verändert.

Wie geht ihr aktuell mit der sogenannten menschlichen Seite der M365 Revolution um? Gibt es bereits Raum, um Emotionen besprechbar zu machen oder fehlt es euch hier noch an Möglichkeiten, damit umzugehen? Schreibt es uns gern in die Kommentare! Wir helfen euch dabei den passenden Weg für eure Organisation oder euer Team zu finden!