Personalentwicklung in Zeiten von Corona | Geht nicht? Geht doch! – Erfahrungsbericht von der Entega AG

Es gibt Bereiche in Unternehmen, die besonders stark vom persönlichen Austausch und damit vermeintlich auch von der Interaktion in Präsenzformaten abhängig sind. Ein Gebiet, welches häufig in diesem Kontext genannt wird, ist die Personalentwicklung. Dass der virtuelle Raum nicht unbedingt eine unüberwindbare Barriere sein muss und Personalentwicklung auch auf Distanz funktionieren kann zeigt die ENTEGA AG.

Wir haben Jens Walther, Leiter der Personalentwicklung bei der ENTEGA AG, gebeten, uns über seine Erfahrungen im Umgang mit der Corona-Krise und deren Auswirkungen auf seine Arbeit zu berichten. Daraus ist dieser ehrliche Erfahrungsbericht über Herausforderungen aber auch zusammenschweißende Momente entstanden:

100% Homeoffice von einem auf den anderen Tag

Der 17. März 2020 wird mir wohl noch lange in Erinnerung bleiben. Von einem Tag auf den anderen wurde die Entscheidung getroffen, dass mit sofortiger Wirkung alle Mitarbeitenden auf unbestimmte Zeit ins Homeoffice gehen sollen. Das hieß auch ab sofort keinen persönlichen Kontakt, kein „An-die-Bürotür-klopfen“, kein Austausch vis-a-vis und auch keine gemeinsame Mittagspause.

Mein Name ist Jens Walther und ich bin Leiter der Personalentwicklung bei der ENTEGA AG. Mein 8-köpfiges Team und ich, kümmern uns um Fort- und Weiterbildungen sowie die persönlichen Entwicklungen aller Mitarbeitenden unseres Konzerns. Das bedeutet, wir koordinieren externe Weiterbildungsmaßnahmen und konzipieren und veranstalten selbst eigene Weiterbildungsformate. Damit unterstützen wir rund 2000 Mitarbeitende der ENTEGA AG bei ihren individuellen Anforderungen an kontinuierliche Weiterbildung.

Seit dem 17. März 2020 haben meine Kolleg*innen und ich uns nicht mehr in Präsenz, sondern nur noch online gesehen. Das hat unser Tagesgeschäft von Grund auf umgekrempelt. Unsere Herausforderungen waren und sind immer noch die Koordination der externen Weiterbildungsmaßnahmen, mit dem Unterschied, dass wir uns heute schwerpunktmäßig leider mit der Koordinierung der Absagen und Stornierungen der Maßnahmen beschäftigen. Das wollen wir nicht zur Routine werden lassen und überlegen uns deshalb von Anfang an Strategien, mit denen wir die Mitarbeiter*innen auch in Zeiten von Corona effizient weiterbilden können.

„Corona Soforthilfe“: Kollegiale Unterstützung mit Formaten wie „Rundflug durch Microsoft Teams“

Den ersten Schritt hin zu präsenzunabhängiger Weiterbildung sind wir bereits gegangen: Mitte März hat unser interner IT-Dienstleister den gesamtem Konzern mit Microsoft Teams ausgestattet. Das hat uns ermöglicht, gemeinsam mit zwei Kolleg*innen vom Agilen Support das Projekt „Corona Soforthilfe“ zu starten. In dem Projekt ging es uns darum, schnell und effizient allen Mitarbeitenden Unterstützung in der neuen Situation anbieten zu können. Zuvor – nicht mal eine Woche nach dem Shutdown – hatten wir in der Personalentwicklung bereits in einem Online-Workshop verschiedene Bedarfe identifiziert. Wir fragten uns nicht nur „Wie machen wir jetzt weiter?“, sondern stellten uns den Fragen „Was brauchen wir jetzt ganz konkret als Belegschaft?“ und „Was benötigen wir, um Motivation und Zusammenhalt hoch zu halten?“. Auf Basis unserer Erkenntnisse haben wir schließlich Formate wie „Virtuelles Führen“, „Rundflug durch MS Teams“ oder „Crashkurs Online Moderation“ entwickelt und umgesetzt. Außerdem bieten wir Hilfestellungen zu Homeoffice und Kinderbetreuung an.

Mehr Austausch statt Funkstille – mit dem richtigen Einsatz von Collaboration-Software

Wer glaubt, dass wir seit Corona weniger miteinander kommunizieren, der irrt gewaltig. Vor Corona hatten wir alle 14 Tage ein Jour Fixe – aktuell findet das Jour Fixe jede Woche online statt. Zusätzlich haben wir eine „virtuelle Kaffeebar“, bei der es um informellen Austausch geht und eine WhatsApp-Gruppe, in der motivierende, lustige und auflockernde Inhalte verschickt werden. Als Führungskraft führe ich außerdem regelmäßige bilaterale Calls mit jeder*m Mitarbeiter*in. Diese neue Art der Kommunikation vermag erst einmal „unpersönlicher“ zu sein. Aber in meinem Team, ist das Gefühl der Zusammengehörigkeit sogar gewachsen! Ein weiterer Pluspunkt: Die Zusammenarbeit in Microsoft Teams ist transparenter denn je – im virtuellen Raum sieht jeder, wer gerade woran arbeitet. Das vereinfacht die gegenseitige Unterstützung bei Aufgaben und sorgt für hohen Informationsfluss.

Regelmäßiger, zielgerichteter und engmaschiger Austausch im virtuellen Raum, statt Präsenzformate funktioniert aber nicht nur innerhalb unserer Abteilung, sondern auch in der Projektarbeit. So wurde das strategische Reorganisationsprojekt der ENTEGA Plus und ENTEGA Medianet in den letzten Wochen virtuell weiter vorangetrieben. Im Rahmen des aktuellen Wachstumsprogramms, wächst die Energie- und Telekommunikationssparte der ENTEGA AG zu einer hybriden Organisation zusammen. Der Kick-Off des operativen Change Teams erfolgte im Februar noch in Präsenz. Auch die Folgetermine für den ersten Umsetzungszyklus waren zu dem Zeitpunkt als Präsenzformate geplant. Nach dem Shutdown wurden diese dann kurzerhand virtuell über Microsoft Teams umgesetzt, genauso wie die Onboardings der einzelnen Projektleitungen. Seitdem erfolgt die gesamte Zusammenarbeit erfolgreich digital. Die Prozessbegleitung durch AviloX und die strategische sowie operative Umsetzung läuft im virtuellen Raum Hand in Hand. Und auch hier, haben sich wieder die wöchentlichen Planungs- und Abstimmungstermine, sowie gemeinsame Arbeitsblocker als besonders hilfreich erwiesen.

Digitale Tools als Booster für iterative Zusammenarbeit?

Sich Stück für Stück voranzutasten, neue Dinge auszuprobieren und im Zweifel auch zu verwerfen, ist für uns ganz normal. Auch vor der Einführung von MS Teams, haben wir in erster Linie iterativ zusammengearbeitet und uns möglichst in kurzen Zyklen getroffen und abgestimmt. Wir stellen aber fest, dass diese Art der Zusammenarbeit heute teilweise sogar besser funktioniert als zuvor in reiner „Präsenzzusammenarbeit“: Wir bearbeiten die Aufgaben konzentrierter und klären Fragen ganz schnell im Chat. Aber: Natürlich fehlt der „Flurfunk“ und der informelle Austausch, das Auffangen von Stimmungen. Wir haben festgestellt, dass es wichtig ist zu verstehen, dass virtuelle Formate eigene Formate sind. Alles einfach ins Virtuelle zu übertragen, funktioniert nicht. Es kommt nicht das gleiche Ergebnis raus. Wir schauen daher heute und auch in Zukunft immer genau darauf, was das beste Format für den jeweiligen Anwendungsfall ist. Es ist kein „entweder oder“, sondern ein „sowohl als auch“!

Wir haben aber auch gemerkt, dass wir mit ganz unterschiedlichen Erwartungen, Haltungen und Selbstverständnissen an die neue Art der Zusammenarbeit herangegangen sind. Das hat zu Spannungen geführt, die wir erst einmal klären mussten.

Trotz aller Technik: Mensch bleiben!

Wir haben begonnen Retrospektiven in der großen Gruppe abzuhalten, die ehrlicherweise zuerst gar nicht gefruchtet haben. Ich habe dann mit Betroffenen virtuell das informelle Gespräch gesucht und das hat tatsächlich die Spannungen lösen können. Rückblickend war die Tatsache, dass wir uns nicht live sehen konnten, ein erschwerender Faktor beim Lösen dieser Konfliktsituation, aber wir haben das im Rahmen unser Möglichkeiten sehr gut hinbekommen und es hat sich gezeigt, dass wir alle an einem Strang ziehen. Wir haben gemeinsame Ziele entwickelt und gehen gemeinsam in dieselbe strategische Richtung der Transformation bei der ENTAGA AG.

Flexible Arbeitsstrukturen: Wann, wenn nicht jetzt?!

Für die Zukunft obliegt es den einzelnen Bereichen, ob und wie oft die Mitarbeitenden im Büro oder aus dem Homeoffice heraus arbeiten. Jetzt, wo wir diese neue Art der Zusammenarbeit aber einmal pilotiert haben, bin ich optimistisch, dass sie die Corona-Zeit überdauern wird. In meinen Augen gibt es – außer dem persönlichen Kontakt – keinen Grund mehr ins Büro zu gehen. Meine Abteilung wird sich daher zukünftig eine flexible Struktur bauen: Büro und mobiles Arbeiten werden gleichermaßen möglich sein.

Aus Erfahrung können wir aber heute sagen: Es ist wichtig, von Anfang an die bisherige Kultur mit zu betrachten. Das „alte“ Mindset schwingt immer mit, das kann sich nicht so schnell ändern.

MEINE 3 TIPPS

Wenn ich heute jemandem Ratschläge geben müsste, der oder die aktuell vor einer ähnlichen Herausforderung steht, dann wäre mein erster Rat: Probiert es einfach aus. Kommt mit einer kleinen Gruppe ins Tun, macht einfach! – natürlich immer mit Blick auf die Strategie und die Auftragsklärung.

Der zweite ist: Beziehungen aufbauen und pflegen, die Erwartungshaltung abfragen. Es ist nach wie vor immens wichtig in Bewegung und im Kontakt mit Kolleg*innen und Kund*innen zu bleiben, nachzufragen und die Beziehungen zu pflegen. Eine enge Beziehung ist die Grundlage jeder guten Zusammenarbeit.

Der dritte Rat ist: Seid mutig! Es ist Zeit, neue Dinge auszuprobieren und mit Mut voranzugehen. Habt keine Angst vorm Scheitern: Am Ende kann man immer sagen „wir haben es versucht – und wenn es nicht funktioniert, probieren wir eben wieder was anderes.“

An dieser Stelle möchte ich auch noch ein Dank an alle AviloXer richten. Ohne AviloX hätten wir das so nicht geschafft. Wir hätten weiter im eigenen Saft geschmort. Durch euch hatten wir ein Wechselspiel von Ideen, haben gemeinsam weitergedacht und gemeinsam entwickelt. Vielen Dank!