Stay calm & digital: Corona und der Digitale Arbeitsplatz – Prozessbeschleuniger oder Eintagsfliege?

Um dem stetigen Balanceakt aus zeitgemäßem und gleichzeitig wirtschaftlichen Wirken in einer immer vernetzteren Welt gerecht zu werden, führte die Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) in den vergangenen zwei Jahren weltweit den digitalen Arbeitsplatz IDA (Integrierter Digitaler Arbeitsplatz) ein, der alle Mitarbeiter*innen, Wissen und Informationen weltweit unter einem gemeinsamen virtuellen Dach vereint.

Wir haben mit Carolin Bothe-Tews und Lisa Hasenöhrl vom IDA Projektteam (Bereich Digitale Transformation & IT Solutions (DIGITS)) der GIZ gesprochen, wie Corona IDA verändert hat.


Welche Auswirkungen hat die Corona-Situation auf euer Team und euren digitalen Arbeitsplatz “IDA”?

Durch Corona arbeitet unser ganzes Projektteam, der gesamte Bereich DIGITS mit 200 Kolleg*innen aber eben auch ein großer Teil der insgesamt 23.000 Mitarbeitenden der GIZ im Mobile Office. Dies boostet die Digitalisierung und die dazugehörenden Werkzeuge wie bspw. Microsoft Teams organisationsweit enorm. Wir haben festgestellt, dass sich seit Beginn der Corona Zeit auch die Nutzung der Plattform IDA stark erhöht hat. Damit einher ging auch eine steigende  Nachfrage nach Unterstützung durch unser Team.

Was war euer Beitrag für die Organisation, um mit der aktuellen Situation gut umzugehen?

Aufgrund der großen Support-Nachfrage haben wir zwei neue Bereiche auf unserer Plattform IDA aufgebaut. Auf der Seite Working Together in Challenging Times stellen wir jetzt Informationen rund um die Arbeit im Homeoffice zur Verfügung. Außerdem gibt es eine Übersichtsseite zu den neuesten Infos aus der IT. Damit hoffen wir vielen Kolleg*innen schnell und unkompliziert weiterhelfen zu können. Außerdem haben wir zusätzliche, maßgeschneiderte Trainings zu den digitalen Werkzeugen für Mitarbeiter*innen im In- und Ausland angeboten und tun das auch weiterhin. Weiterhin haben wir unser IDA Multiplikatorennetzwerk verstärkt aktiviert und eingebunden.

Könnt ihr sagen, wo am meisten Unterstützung in Anspruch genommen wurden?

Wir wurden vor allem für die Unterstützung vieler in der Gesamtorganisation entstandener Online-Seminare zurate gezogen. So haben wir zum Beispiel technisch und inhaltlich geholfen, Formate wie z. B. New Work Academy oder Mindful Minutes Series virtuell umzusetzen. Grundlage hierfür war natürlich, dass bereits innerhalb einer Woche nach Start der Homeoffice-Zeit MS Teams Meetings & Live Events für alle Mitarbeitenden freigeschalten werden konnte.

Insgesamt können wir sagen, dass die Nachfrage nach neuen Trainings zu Microsoft 365 Tools im gesamten Unternehmen gestiegen ist – denn auch der Wissenstand der Nutzer*innen hat sich verändert! Damit verbunden wurden aber auch Fragen detaillierter und spezifischer und brachten uns gelegentlich an unsere Grenzen. 😉

Ihr habt schon gesagt, dass die Corona-Situation ein „Booster“ für die Digitalisierung war. Sind darüber hinaus noch positive Effekte erkennbar?

Uns hat es sehr gefreut, mit welcher Geschwindigkeit Anpassungen an die veränderte Situation vorgenommen wurden. Es fanden sich unternehmensweit sehr rasch Corona Task Force Teams und diverse Kommunikationsteams zusammen, die sich auch über das offizielle GIZ Krisenteam hinaus mit der aktuellen Situation auseinandersetzen und tatkräftig mit anpacken.

Ein weiterer Effekt, den wir beobachten können ist, dass die Bereitschaft zur Nutzung der virtuellen Tools für die Zusammenarbeit stark angestiegen ist – und hoffentlich auch nach der aktuellen Situation bestehen bleibt. Ausnahmslos alle GIZ-Mitarbeiter*innen nutzen heute die neuen digitalen Tools und das freut uns als Projektteam „Integrierte Digitale Anwendungen“ sehr.

Das klingt alles sehr positiv. Hand aufs Herz: Gab es auch Herausforderungen für die Organisation und / oder IDA? Haben sich negative Effekte gezeigt, die vorher vielleicht noch gar nicht so sichtbar waren?

Na klar, die gab es auch. So wurde uns nochmals deutlicher, dass es Bedürfnisse nach IT-Lösungen über unsere verfügbaren Standards hinaus gibt. Zudem hat die Situation uns vor Augen geführt, wie langsam wir durch komplexe interne Prozesse bei der Freigabe von neuen Werkzeugen sind. Die Corona-Situation hat uns gezeigt, dass die Freigaben von neuen Tools (z. B. von Microsoft Teams Meetings und Microsoft Live Events) auch deutlich schneller erfolgen könnten. Leider hielt das neue Tempo auch nur die ersten zwei Wochen an.

Wenn ihr jetzt zum Schluss eure Erfahrungen noch einmal rekapituliert: Wie werden diese Erfahrungen euch, eure Organisation und euren digitalen Arbeitsplatz IDA nachhaltig beeinflussen?

Unsere Mitarbeiter*innen haben jetzt viel mehr Kenntnisse über die verfügbaren Werkzeuge und das Potenzial der Digitalisierung wird in größerem Umfang erkannt. Auch wenn wir eine größere Offenheit und weniger Skepsis wahrnehmen, werden wir auch weiterhin Menschen mit digitaler Zugewandtheit und mit weniger digitaler Begeisterung unter einem “digitalen Wir” verbinden müssen. Das ist und bleibt unsere Aufgabe.

Die Erfahrung der letzten Wochen und Monate lehrt uns außerdem, dass wir eine große Flexibilität in der Nutzung der Tools und Arbeitsweisen ermöglichen sollten. Die Balance von analoger und digitaler Zusammenarbeit wird in Zukunft eine große Rolle spielen und wir freuen uns an dieser Kombination zwischen Präsenzveranstaltungen und virtuellen Formaten zu feilen!

Dafür wünschen wir euch viel Erfolg und bedanken uns für dieses ehrliche Interview!

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