Plötzlich Homeoffice – Welche Tools sind jetzt richtig?

Ausgewählte Tools, mit denen die digitale Zusammenarbeit im Homeoffice schnell ins Laufen kommt!

Ein Umzug ins Homeoffice bringt für jeden einzelnen sowie ganze Abteilungen Veränderungen mit sich – und aktuell muss es noch dazu sehr schnell gehen. Darunter müssen die Arbeit und die Arbeitsweise nicht zwangsläufig leiden, gibt es doch einige Tools, die die Organisation erleichtern und unterstützen.

Manch einer fragt sich, wie nun der Austausch und die Kommunikation funktionieren sollen. Wie können wir unsere Aufgaben und Projekte fortan abstimmen?

Dieser Artikel soll helfen, einen Überblick im Dschungel der digitalen Tools für die virtuelle Zusammenarbeit zu bekommen und insbesondere in Zeiten von Corona den Durchblick zu bewahren. Aktuell haben viele Softwareanbieter neue, reduzierte Angebote für den Schnellstart bereitgestellt, die auch langfristig weiterhelfen.

Die meisten Tools erfordern wenig Vorkenntnisse und sind intuitiv in der Benutzung. Damit die virtuelle Zusammenarbeit gut funktioniert braucht es lediglich: eine konstante Internetverbindung, ein Mikrofon und eine Kamera am Laptop oder zusätzlich zum Computer.

Videokonferenzen

ZOOM

Der Softwareanbieter Zoom ist leicht zu bedienen und kann für ortsunabhängige Teambesprechungen sowie für kurze Präsentationen als Webkonferenz genutzt werden. Bis zu 100 Personen können an den Video- oder Audiokonferenz teilnehmen. In der Basisversion ist die Meetingdauer auf 40 Minuten begrenzt. Vorteil: An einer Zoom-Konferenz können diverse Menschen aus unterschiedlichen Kontexten teilnehmen und müssen nicht (wie z. B. bei Teams, ein und demselben Unternehmen angehören). Das ermöglicht zum Beispiel das Halten von Online-Seminaren. Als Einladung wird einfach ein Link verschickt. Mit ein paar Klicks ist man innerhalb weniger Sekunden Teil des Meetings, was besonders die unternehmensübergreifende Kommunikation erleichtert.

Aktuelles Angebot: In manchen Regionen wurde das 40-Minuten-Limit für kostenlose Meetings aufgehoben.

Teams

Teams ist die neue Hub-Lösung von Microsoft. Hauptsächlich dient Teams dazu, sich mit anderen Usern (auch einzelnen Externen) in Gruppen sowie auch einzeln im Chat zu vernetzen. Telefon- und Videoanrufe sind natürlich auch möglich. Gleichzeitig kann in verschiedenen Kanälen gearbeitet werden, wo es u. a. auch die Möglichkeit gibt, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten oder, durch die Integration von Tools wie Planner, gemeinsam Aufgaben zu planen.

Aktuelles Angebot: Microsoft teilte mit: eine Testversion für Unternehmen kostenfrei für 6 Monate zur Verfügung zu stellen. Diese war vorher nur für Einzelpersonen zugänglich und gilt nun für ganze Organisationen.

WebEx

Ciscos Webex ist ein direkter Konkurrent von Citrixs GoToMeetings. Beide ähneln sich in den Anwendungen und Funktionen stark. Die gängige Videokonferenz-Funktionen wie Desktop-Sharing, oder Fernzugriff auf einen anderen Teilnehmer sind für Meetings mit bis zu 100 Teilnehmern (auch externe) möglich.

Aktuelles Angebot: Cisco Webex ist generell für einzelne Nutzer kostenlos. Aufgrund der Coronakrise dürfen nun aber bis zu 100 Nutzer aus einem Unternehmen Cisco Webex kostenlos und ohne zeitliche Einschränkungen in der Konferenz bis zu 90 Tage lang nutzen.

Google+ Hangout

Google+ Hangout ermöglicht, ähnlich wie bei WebEx, die gängigsten Videokonferenzfunktionen. Das Besondere ist hier, dass sich der virtuelle Austausch unkompliziert mit verschiedenen Google Apps, wie z.B. Gmail kombinieren lässt.

Um das auf einen Internet-Browser basierende Meeting-Tool Google+ Hangout zu nutzen, ist für alle Teilnehmer ein eigenes Gmail-Konto eine zwingende Voraussetzung. Allerdings ist dafür das Tool kostenlos und lässt sich auch problemlos mobil nutzen.

Die kostenfreie Basisausstattung beinhaltet jedoch einen eingeschränkten Funktionsumfang, beispielsweise wird die Teilnehmerzahl auf 10 begrenzt und es lassen sich keine Termine planen.

Aktuelles Angebot: Alle Nutzer der G-Suite und G-Suite-Education können jetzt kostenlos Meetings mit bis zu 250 Personen abhalten, Videos für bis zu 100.000 Zuschauer livestreamen sowie Meetings aufnehmen und in Google Drive abspeichern.

Teamviewer

Teamviewer versteht sicher eher als eine sichere Version für Videotelefonie, mit Servern, die ausschließlich in Europa stehen sowie einer 256-bit AES Verschlüsselung für alle Übertragungen. Teamviewer stellt zu dem normalen Funktionsumfang wie die Bildschirmteilung und die Videoaufzeichnung auch komfortable Optionen wie ein Whiteboard mit Zeichenwerkzeugen sowie die Dokumentenübertragung zur Verfügung.

Aktuelles Angebot: Zurzeit lässt es Teamviewer zu, die private, kostenfreie Version auch beruflich zu nutzen.

Projektarbeit

Trello

Trello gilt in der Branche als Vorreiter für visualisierte Kanban-Boards. Die Macher von Trello haben früh erkannt, wie die Projektorganisation über Karten abgebildet werden kann. Diese Karten beinhalten übersichtlich eigene Kategorien, Deadlines, Dokumente, Zugehörigkeiten etc. Die Optionen ähneln denen von Planner oder Asana. Ein erheblicher Unterschied ist jedoch, dass Trello auch mit Produkten außerhalb der Office-Familie gut kombinierbar ist und trotzdem auch u.a. mit Outlook integrierbar ist.

Planner

Der Microsoft Planner ist ein weiteres Tool der Microsoft-Suite und ist auch automatisch in Teams integriert. Der Planner ist eine Projektmanagement-Lösung, die ähnlich wie Trello & Asana die Aufgaben über Karten in einem Kanban-Board abbildet.

Asana

Asana vereint das Projektmanagement und die Kommunikation innerhalb des Teams in einem. Die Aufgabenverteilung und Organisation sind ähnlich wie bei den vorigen Softwares, doch hier können auch wiederkehrende Aufgaben angelegt werden (was in Trello nur über eine Extrafunktion umgesetzt werden kann). Asana hat eher einen technischen „Touch“ und erfordert mehr Einarbeitung. Über eine öffentliche API wie bei Trello ist dies auch gut mit anderen Systemen kombinierbar.

Fazit

Der Umzug ins Homeoffice ist für jeden einzelnen sowie für die ganze Organisation eine Herausforderung. Das neue dezentrale Arbeiten stellt so manche Gewohnheiten auf den Kopf und mag auch Skepsis erzeugen. Doch die hier aufgelisteten Möglichkeiten, die auch schon bei vielen Konzernen als auch Mittelständern im Einsatz sind, zeigen, dass viele Arbeitsweisen auch digital abgebildet können. Manche Einzelgespräche mögen dadurch vernachlässigt werden, doch jeder einzelne profitiert auch von mehr Eigenverantwortung, Flexibilität und zumindest einem erweiterten Horizont.