Teil 4: Gesund arbeiten in virtuellen Arbeitswelten

Arbeiten ohne Anwesenheitspflicht und ohne Zeitvorgaben klingt für Viele wie ein wahrgewordener Traum

Wer uns kennt oder sich über uns und unsere Arbeitsweisen informiert, der stößt sehr schnell darauf, dass wir ein büroloses Unternehmen sind, das orts- und zeitunabhängig zusammenarbeitet. So ein Homeoffice bietet uns dabei einige Vorzüge gegenüber einem klassischen Büro: Wir stehen morgens auf und haben unseren Arbeitsplatz mit wenigen Schritten sogar im Schlafanzug erreicht. Wir kochen uns Kaffee, während wir bereits die ersten Abstimmungsschleifen mit den Kollegen in der Skype-Konferenz durchlaufen. Während der Partner oder die Partnerin das Haus verlässt, um zur Arbeit zu gehen, sitzen wir bereits im nächsten Meeting. Während wir uns etwas zum Mittag kochen, schmeißen wir noch schnell eine Maschine Wäsche an und schon geht es weiter mit der nächsten Trainingsvorbereitung oder Workshop-Konzeption. Doch was auf den ersten Blick wie der Traum vieler Arbeitnehmer scheint, ist in Wahrheit ein ständiges Austarieren von Arbeit und Freizeit.

Arbeit und Privatleben verschwimmen, nicht nur weil unser Arbeitsort Teil unseres Zuhauses und privaten Umfelds ist, sondern auch weil wir die Möglichkeit haben, ganz schnell zwischen privaten und beruflichen Tätigkeiten hin und her zu springen. Das ist ein riesiger Freiheitsgrad, der aber neben allen Annehmlichkeiten auch seine Tücken hat.

Die neugewonnene Freiheit

Mit dem Wandel zum „Digital Workplace“, verliert die Arbeit ihre Verankerung an einen festen Ort („Arbeitsplatz“) und ist theoretisch überall dort möglich, wo ein Laptop oder Tablet mit WLAn-Anschluss steht. Diese neue Beweglichkeit digitaler Arbeit ermöglicht es modernen Unternehmen und seinen Mitarbeitern ihr „Büro“ stets mit sich zu führen und immer und überall arbeiten zu können. Diese neue Freiheit führt aber nicht selten auch zu Herausforderungen.

Effiziente Meetings – jeder dort wo er gerade ist

„Neue“ Arbeits- und Organisationsformen vermindern Vorhersagbarkeit, Sicherheit, Stabilität, Orientierung, Transparenz und Planbarkeit. Während die bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf positiv empfunden wird, bedeutet beispielsweise die ständige mobile Erreichbarkeit oftmals eine höhere psychische Belastung. Ängste, Burnout und Depressionen sowie psychosomatische, systemische Erkrankungen. Doch auch der Körper kann unmittelbar Schaden nehmen, denn seien wir mal ehrlich: Wer hat nicht schon mal am Küchentisch oder auf dem Sofa Homeoffice gemacht? Manchmal wird die gemütliche Couch eben dem ergonomischen Schreibtischstuhl vorgezogen – mit kurz- oder langfristigen Folgen, wie Rückenschmerzen oder Fehlhaltungen.

Homeoffice und mobile Arbeit haben aber noch ein weiteres Gefahrenpotenzial, das gern unterschätzt wird: Mitarbeiter entfremden sich voneinander und gerade Teamplayer vereinsamen, wenn sie niemanden haben, mit dem sie sich austauschen können. Man spricht nicht mehr von Angesicht zu Angesicht mit den Kollegen, sondern schreibt schnell von unterwegs eine Chat-Nachricht. Und während ein Mitarbeiter bereits am frühen Nachmittag alles erledigt hat, fängt der andere Mitarbeiter gerade erst an zu Arbeiten. Wir arbeiten für uns und quasi aneinander vorbei, was sich im schlimmsten Fall negativ auf die Psyche auswirken kann.

Viele dieser Risiken haben auch wir zu Anfang unterschätzt und mussten relativ schnell Maßnahmen ergreifen, die Gesundheit und Leistungsfähigkeit aller sicherstellen.

Was wir aus eigener Erfahrung berichten können…

Je umfangreicher Social-Collaboration-Plattformen es ermöglichen, dass Mitarbeiter virtuell zusammenarbeiten und selbstorganisiert Projekte umsetzen, desto wichtiger wird auch die Anpassung von klassischen Zusammenarbeitsstrukturen an diese neuen Gegebenheiten. Auch wir bei AviloX haben einen Lernprozess durchlaufen (müssen), als wir feststellten, dass unser angestrebtes Modell der absolut flexiblen und unabhängigen Arbeit auch negative Konsequenzen haben kann.

Wir möchten anhand vier ausgewählter Beispiele einmal aufzeigen, welche Gefährdungstypen es in virtuellen Arbeitswelten gibt und mit welchen Maßnahmen wir versuchen, diese in einer gesunden Arbeitsweise zu unterstützen:

1) Die einsamen Mitarbeiter

Gerade Mitarbeiter, die es gewohnt sind, im Team zu arbeiten und im direkten Austausch untereinander zu stehen, können sich in einer virtuellen Arbeitswelt ausgeschlossen und isoliert fühlen. Große Distanzen zu Kollegen, möglicherweise sogar über Zeitzonen hinweg, oder häufiges geschäftliches Reisen können dazu führen, dass man sich in der Rolle als Einzelkämpfer wiederfindet. Wir haben uns gefragt, wie wir für ein notwendiges Teamgefühl trotz der Distanz sorgen können. Und wie wir trotz der Distanz Vertrauen zueinander entwickeln können.

Inzwischen haben wir eine ganze Sammlung an Handwerkszeug entwickelt und in unseren Teamkoffer gepackt:

Virtueller Lunch: Wir verabreden uns mit Kollegen zum gemeinsamen Mittagessen. Einfach Skype starten und los geht’s in die gemeinsame Mittagspause.

Coworkings & Teamtage: Regelmäßig steigen wir bewusst aus der virtuellen Welt aus und treffen uns im „echten Leben“. Dazu mieten wir uns jeden Dienstag Räumlichkeiten im Coworking Space Basislager und arbeiten gemeinsam „analog“ an Themen und Projekten. Außerdem besuchen wir uns gerne untereinander und machen einen gemeinsamen Homeoffice-Tag.

Gemeinsames Coworking

Gemeinsame Aktivitäten: Wie wäre es mit einer kleinen Runde Joggen in der Mittagspause?

Lea Hiltmann und Domenica Püschel auf dem Fockeberg in Leipzig
2) Die Dauerarbeiter

Dauerarbeiter stehen ständig unter Strom. Sie lieben, was sie tun und setzen sich mit überdurchschnittlich hohem Engagement für das Unternehmen ein. Selbst wenn sie krank sind, arbeiten sie unermüdlich weiter – entweder weil „ohne sie gar nichts geht“ oder weil sie „niemandem zur Last fallen“ wollen. Diese Typen von Arbeitnehmern laufen daher in einer virtuellen Zusammenarbeit und vollständig eigenverantwortlichen Arbeitsstruktur Gefahr, keinen „gesunden“ Arbeitsmodus zu finden. Die Folgen können Überlastung, fehlende Work-Life-Balance und sogar ein Burnout sein – mit ernstzunehmenden Folgen. Um Dauerarbeitern „Einhalt zu gebieten“, haben wir im Team das Thema offen auf den Tisch gebracht und gemeinsam Lösungen erarbeitet.

Zum einen haben wir einen wöchentlichen Status-Call eingeführt, in dem Über- aber auch Unterlast im Team besprochen werden. Jeder AviloXer ist dazu angehalten, bis zu dieser Skype-Konferenz am frühen Montagnachmittag seine kommenden Wochen durchzuplanen und seine Auslastung in Stunden zu schätzen. Hierzu nutzen wir unterschiedliche Tools, ganz nach Vorliebe: Ich beispielsweise habe eine simple Notiz in Google Keep, andere wiederum nutzen für sich Trello, Jira oder Outlook. Im Call gehen wir schließlich gemeinsam die Personaleinsatzprognose (PEP) durch und sprechen gezielt diejenigen an, die im roten Bereich, also überlastet sind. Jeder hat die Möglichkeit, direkt und unbürokratisch seine Unterstützung anzubieten oder um Unterstützung zu bitten.

Das fördert nicht nur das Verständnis über die individuelle Auslastung untereinander, sondern gibt auch Einblicke in die aktuellen Themen der anderen, die man ohne Büro oftmals gar nicht mitbekommt. Außerdem wirkt der Call regulierend, denn die Arbeitslast des gesamten Teams gleicht sich automatisch aneinander auf ein normales Maß an.

Zum anderen haben wir unsere wöchentlichen Coworkings besser strukturiert: Es gibt nun festgelegte Zeitslots, in denen gearbeitet wird und festgelegte Pausen. Angelehnt an das Pomodoro-Prinzip, gibt es am Vormittag 3 Arbeitsslots à 45 Minuten, jeweils getrennt von kurzen 15-minütigen Pausen. Anschließend eine große festgelegte Mittagspause von 1 Stunde und 15 Minuten, in der gemeinsam gegessen wird. Am Nachmittag finden dann erneut Arbeitsslots statt sowie ein gemeinsamer Abschluss. Dieses „Timeboxing“ stellt nicht nur sicher, dass Pausen wirklich gemacht werden, sondern führt auch zu einem besseren Zeitmanagement und jeweils konzentrierter Bearbeitung eines Themas.

Die AviloX-Coworking-Agenda (angelehnt an das Pomodoro-Prinzip)

 

3) Die “Aneinander-vorbei-Arbeiter”

Je dezentraler wir arbeiten, desto selbstständiger dürfen und sollten wir uns unseren Aufgaben widmen. Das kann jedoch schnell dazu führen, dass sich unsere Kollegen nicht mehr ausreichend informiert fühlen. In meinem Arbeitsalltag kann es da bspw. schnell dazu kommen, dass ich mir eigenständig Aufgaben (zum Beispiel aus einem Backlog) ziehe, diese aber vergesse zu kommunizieren. Schnell ergeben sich so Fragezeichen in den Köpfen meiner Kollegen: „Was macht Isabelle eigentlich gerade?“ „Wieso kann ich Isabelle nicht erreichen, in ihrem Kalender steht doch gar kein Termin?“ Auch das kann zu Stress führen, da hier virtuelles Konfliktpotenzial entsteht.

Ein weiteres Beispiel für das Aneinander-vorbei-Arbeiten ist folgende Situation:

Das hätte schnell schiefgehen können, denn hätte Dirk nicht spontan Zeit gehabt, wäre ich weiterhin in der Annahme gewesen, dass er meine Bitte auf dem Schirm hat, aber die Aufgabe wäre bis zur Deadline unbearbeitet geblieben – mit der Folge, dass es bei mir wieder zusätzlich „on-top“ gelandet wäre und zu einer Überlast geführt hätte.

Um diese unnötigen Stress-Verursacher zu vermeiden, haben wir Regeln aufgestellt:

Mehr Transparenz: Im Arbeitsalltag kann es schnell untergehen, andere auf dem Laufenden zu halten, woran man gerade arbeitet. In einem Büro würde man es wahrscheinlich ganz nebenbei erfahren, im Homeoffice jedoch ist das anders. Umso wichtiger ist das Kommunizieren auf unserer Social-Collaboration-Plattform Yammer. Hier posten wir aktuelle Arbeitsstände (auch, wenn diese noch nicht fertig sind!) und haben so einen guten Überblick, was der andere gerade tut und wo man vielleicht sogar unterstützen kann. Auch die Pflege der Kalender hilft, Engpässe zu vermeiden bzw. Einsicht zu haben in die Arbeiten, die meine Kollegen tun.

Im Notfall: Anrufen! Eine weitere wichtige Absprache ist, dass wir uns bei dringenden Anfragen telefonisch melden, da ein Post in Yammer oder eine E-Mail gegebenenfalls auch einmal mehrere Stunden nicht gelesen werden kann. Per Telefon kann ich mich auf kurzem Weg mit meinen Kollegen abstimmen und im Nachgang die anderen über die neue Aufgabenverteilung o. ä. in Yammer informieren.

 

4) Die Informationsüberfluteten

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Die Informationsüberfluteten sehen manchmal den Wald vor lauter Bäumen nicht. Kaum haben sie morgens ihre E-Mails auch nur zur Hälfte abgearbeitet, da flattern schon die nächsten Nachrichten ein – am besten auch noch auf unterschiedlichen Kanälen. Ihr permanenter Anspruch, alle Nachrichten zu lesen, ohne ihre sonstigen Aufgaben aus den Augen zu verlieren, führt schnell zu einer Überlastung. Besonders gefährlich wird es dann, wenn die Betroffenen noch nach der Arbeitszeit beginnen, ihre Postfächer aufzuräumen und während der Freizeit mitlesen, nur um nicht noch mehr ungelesene Nachrichten anzuhäufen.

In solchen Fällen bietet es sich an, sich Terminblocker zu setzen, die man wirklich nur für die E-Mail-Abarbeitung nutzt. Planen Sie sich beispielweise täglich 2 E-Mail- bzw. Nachrichten-Slots à 30 Minuten ein: Einen Slot morgens zu Beginn Ihrer Arbeit, um sich einen Überblick zu verschaffen und einen nachmittags für die Nachrichten, die über den Tag verteilt hereingekommen sind.

Das wird zu Beginn ein Stück Arbeit sein, um erst einmal die „Altlasten“ zu beseitigen, wird sich aber bald lohnen. Fokussieren Sie sich während dieser Zeit zu 100% auf die Beantwortung Ihrer Nachrichten und leiten Sie ggf. To-Do’s ab, die Sie in Ihre Tages- oder Wochenplanung mit aufnehmen. Außerhalb Ihrer E-Mail-Slots werden keine Nachrichten beantwortet, schließen Sie am besten Ihr E-Mail-Programm oder deaktivieren Sie die Benachrichtigungsfunktionen der jeweiligen Kanäle! (Sie brauchen keine Angst zu haben, etwas zu verpassen, denn wenn etwas wirklich Dringendes von Ihnen verlangt wird, werden Sie ja angerufen 😉) Kommunizieren Sie Ihre neue Arbeitsweise offen, damit sich Ihre Kollegen drauf einstellen können und sich vielleicht sogar ein Beispiel an Ihnen nehmen können!

Apropos “kommunizieren”

Wir haben in unserer täglichen Arbeit festgestellt, dass feste Kommunikationsregeln dabei helfen können, die Informationsflut einzudämmen, sie aber bei Weitem nicht das Allheilmittel sind. So kann es hilfreich sein festzulegen, welche Kanäle für welche Informationen genutzt werden sollen: Beispielsweise gibt es einen Gruppenchat für das Projekt „Möwe“ und alle daran beteiligten Personen sind Mitglieder dieser Chatgruppe. Projektbezogene Informationen landen daher nur in der Projektgruppe und überfluten nicht die Postfächer der Nichtbeteiligten. Beim Aufstellen von Kommunikationsregeln haben wir gelernt, dass es nicht darum geht, Wochenendarbeit zu verteufeln oder Kollegen zu maßregeln, wenn sie nachts um 3 Uhr eine Nachricht versenden, denn jeder ist schließlich frei in seiner Entscheidung, wann er seine Arbeitszeit investiert. Das Ziel muss es sein, die Mitarbeiter insofern zu befähigen, dass sie selbstgesteuert einen Weg finden, mit den Informationen umzugehen. In meinem Fall war das Trennen von beruflichem und privatem Smartphone und Laptop ein erster Schritt in die richtige Richtung. Ich kann nun in meiner Freizeit mein Smartphone benutzen, ohne gleichzeitig alle arbeitsbezogenen Nachrichten zu erhalten. Denn schon alleine das Wahrnehmen, dass eine Nachricht eingegangen ist, schürt in mir das Verlangen, diese auch zu öffnen – wenn ich aber gerade frei habe, sollte ich den Arbeitskontext ausblenden können und dürfen.

Unsere 10 Tipps für ein gesundes virtuelles Arbeiten

Zusammengefasst möchten wir Ihnen folgende Tipps mit auf den Weg geben:

1. Schaffen Sie ein Teamgefühl, trotz Distanz: z. B. mit virtuellem Lunch, regelmäßigen analogen Treffen oder einem Gruppenchat (siehe Blogbeitrag: Wir-Gefühl in virtuellen Teams)

2. Sorgen Sie dafür, dass alle im Team über die Aufgaben und Auslastungen der anderen informiert sind: hier können wöchentliche Status-Calls oder eine gute Kalenderpflege hilfreich sein.

3. Planen Sie sich feste E-Mail- oder Nachrichten-Zeiten ein und kommunizieren Sie diese!

4. Erarbeiten Sie gemeinsame Kommunikationsregeln und stellen Sie ggf. die nötige Infrastruktur bereit (z. B. von der Firma gestellte Laptops anstelle des privaten).

5. Arbeiten Sie transparent und teilen Sie auch unfertige Ergebnisse: dadurch können nicht nur Konflikte vermieden werden, sondern jeder kann sich nach eigenem Ermessen einbringen und Sie unterstützen, wenn Sie drohen vor Arbeit „unterzugehen“.

6. Teilen Sie Ihr Wissen: oftmals haben wir eine Aufgabe vor der Brust, die ein anderer Kollege bereits in einer ähnlichen Art und Weise gemacht hat. Wäre es nicht toll eine Liste an „Workhacks“ zu haben, sodass jeder vom Wissensschatz des anderen profitieren kann?

7. Rufen Sie Ihre Kollegen an, wenn es „brennt“! So sparen Sie wertvolle Zeit und können schnell gemeinsam an einer Lösung arbeiten.

8. Sagen Sie auch mal Nein: schaffen Sie eine Unternehmenskultur, in der es möglich ist, bei Überlastung Nein zu sagen. Das erfordert nicht nur Ermutigung derjenigen, die sich nicht trauen, Aufgaben abzulehnen oder abzugeben, sondern erfordert auch die Akzeptanz im Team. Um im Fall der Fälle eine klare Grenze ziehen und dabei standfest bleiben zu können, ist es unabdingbar, dass Sie sich Ihre Aufgaben auf Grundlage realistischer Kapazitäten planen! Achten Sie daher auf Ihr eigenes Selbst- und Zeitmanagement, respektieren Sie aber auch die Grenzen der anderen.

9. Krank ist krank: Sorgen Sie im Team füreinander und ermahnen Sie auch gerne mal den Kollegen vom Typ „Dauerarbeiter“, der eigentlich krankgemeldet ist, aber dennoch Nachrichten versendet oder an einer Präsentation bastelt. Fragen Sie ihn, wo Sie ihn am besten unterstützen können, damit er sich in Ruhe auskurieren kann.

10. Urlaub ist Urlaub: hier gilt dasselbe Prinzip – achten Sie aufeinander und tragen Sie gemeinsam Sorge dafür, dass jeder seinen Urlaub genießen kann!

Wissensdurst noch nicht gestillt? Hier sind ein paar weitere interessante Artikel und Bücher zum Thema:

Wir-Gefühl in virtuellen Teams – WhatsApp, Threema und Co. als neue Kaffeeküche? Von Anja Wittenberger (AviloX)

Vorsicht, Home-Office von Sebastian Balzter (FAZ)

Sandra Müller: Virtuelle Führung – Erfolgreiche Strategien und Tools für Teams in der digitalen Arbeitswelt

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