Teil 3: Wir-Gefühl in virtuellen Teams – WhatsApp, Threema und Co. als neue Kaffeeküche?

Ich liebe New Work. Aber muss ich jetzt wirklich auch noch WhatsApp und Co. bespielen?

Mein erster digitaler Kanal mit AviloX war WhatsApp. Bisher war Ruhe auf meinem Handy und die vernetzte Kommunikation mit Arbeitskollegen fand hauptsächlich in ESN (Enterprise Social Networks) wie Yammer oder ähnlichem statt. Doch das hier war anders.

Emotionen pur und Geschnatter wie bei einem Kaffeeklatsch. Ich gebe ehrlich zu, in den ersten Wochen überforderte mich dieser Kanal und die Art der Kommunikation. Um gut zusammenzuarbeiten, reichte mir bisher die sachliche Kommunikation und für‘s Persönliche das gemeinsame Telefonat oder Treffen.

In den ersten Wochen staunte ich über die Nachrichtenflut und die Emotionen überrannten mich sprichwörtlich. Ich rettete mich mit der Entscheidung: Erstmal nur Lesen, um zu verstehen, was da eigentlich passiert. Schnell stellte ich mir Fragen:

  • Werde ich automatisch aus dem Team ausgegrenzt, wenn ich hier nicht mitmache?
  • Was denken die Kollegen, wenn sie mich hier nicht sehen?
  • Sind so viele Emotionen überhaupt gut bei der Arbeit?

 

Praxiseinblick: Verbundenheit und Integration als digitale Arbeitskultur

Meine WhatsApp-schnatter-affinen Kollegen bewiesen mir, dass meine Sorgen unnötig waren. Einfach so integrierten sie mich in ihre Kommunikation, ohne dass ich auch nur eine Nachricht schreiben musste. Danke, das hat mich damals echt geflasht und mir geholfen einzusteigen.

New Work @ AviloX bedeutet: Wir kümmern uns umeinander und jeder gehört dazu, egal wie er digital interagiert.

Schritt für Schritt fand ich mich ein in diesen Kanal. Diese verbindende und emotionale Kommunikation, die wir in WhatsApp pflegten, zeigte mir, wie es möglich ist, reale Distanz (büroloses Unternehmen, alle sind irgendwo unterwegs) mit virtueller Nähe (alle AviloXer immer in der Hosentasche dabei) auszugleichen.

 

Zusammenarbeit von Menschen braucht Raum für informellen Austausch – auch in virtuellen Teams

Als ich ganz klassisch in einem Büro arbeitete, kam ich morgens früh zur Tür herein und grüßte in die offenen Türen, bis ich in meinem Büro angelangt war. Eine ganz normale Geste, wie ich finde. Jeder, an dem ich vorbeikam, wusste nun, dass ich jetzt im Büro bin und wenn er auf die Art, wie ich grüßte achtete, konnte er eventuell auch ahnen, wie es mir heute ungefähr gehen könnte.

Beim Gang in die Kaffeeküche traf man den Kollegen, der am Vortag bei einem wichtigen Vertriebstermin war und gerade einer Gruppe Wartender berichtete. Es wurde sich kurz ausgetauscht und man freute sich mit dem Anderen über einen erfolgreichen Schritt hin zum neuen Projekt. Jetzt bei AviloX erlebte ich genau diese Art des Miteinanders und der kurzen informellen Kommunikation digital über unseren WhatsApp-Kanal „AviloXer“.

Inzwischen sind wir auf Threema@Work gewechselt. Zum einen, um die berufliche Kommunikation besser von den vielen privat genutzten WhatsApp-Gruppen abzugrenzen. Zum anderen, um die bekannten Datenschutzthemen bei der Nutzung von Kontakten und Inhalten zu behandeln. Die Nutzung des Messengers an sich als „Beziehungkanal“ bleibt jedoch erhalten 😊.

Wichtig dabei: projekt- oder kundenbezogene Informationen gehören nicht in den Chat, einerseits zur Einhaltung von Datenschutz-Richtlinien, andererseits zur Einordnung: Im Messenger geht es um Miteinander, Feiern von Erfolgen oder auch Trösten bei Misserfolgen. Für die Zusammenarbeit in Projekten gibt es geeignetere Kanäle wie SharePoint, Jira, Teams- oder Yammer-Gruppen.

Was macht eigentlich ein virtuelles WIR-Gefühl aus?

Wenn man eingebunden ist, auch wenn man nicht da sein kann:

AviloX-Treffen und die Kranken sind zu Haus

Wenn alle wissen, wo das AviloX-Team wirkt und Anteil haben können:

Grüße vom Kundenworkshop

Wenn ich emotionale Unterstützung von den Kollegen bekomme, egal wo ich bin:

Anreise zur Future Workplace Night am 9. November 2017

Wenn wir Erkenntnisse und was sie mit uns machen, mit den Kollegen teilen können:

„Was ist anders“ – real vs. digital
  • Vernetzungsdichte und Ortsunabhängigkeit: Alle sind involviert. Es ist völlig egal, wo man ist und was man gerade „Aviloxtastisches“ tut.

  • Freiheit des informellen Austausches: Jeder kann sich einklinken und ausklinken, wie es ihm gefällt.

  • Involviert sein und mitfiebern: Man bekommt mit, wo die Möwen gerade unterwegs sind und welche Heldentaten vollbracht werden. Eine kurze Geste der Wertschätzung erfolgt direkt und unmittelbar.

  • Unterstützung immer sicher: Im Hotel am Frühstückstisch sitze ich allein und doch habe ich das Team direkt in der Hosentasche, was für mich da ist und mich unterstützt. Ein tolles Gefühl.

  • Bewusste Entscheidung statt zufällige Kommunikation: Es gibt keine zufälligen Begegnungen. Für einen Austausch entscheidet man sich bewusst. Wenn ich was mitzuteilen habe, schreibe ich es. Wenn ich nur das digitale Rauschen beobachten will und das Miteinander im Team genießen, lese ich nur.

  • Informationsflut und Reaktionszeit: Wenn es ein Thema gibt, was zu einer Nachrichtenwelle führt, ist man mit dabei oder nicht. Oft macht es wenig Sinn, sich später noch einzuklinken. Da der Verlauf für mich aber sichtbar ist, kann ich (anders als beim Kaffeeküchengespräch) den Faden später wieder aufgreifen. Entscheidend im Umgang mit Informationsflut ist: Keiner erwartet, dass jeder zu allem was beiträgt. Das braucht eine gewisse Eingewöhnung, bis man sich damit wohlfühlt.

  • Ruhezeiten und Erreichbarkeit: Die Unmittelbarkeit und Geschwindigkeit dieses digitalen Kanals führt unweigerlich dazu, dass jeder seinen eigenen Umgang damit finden muss. Wann steige ich in diesen Kanal ein? Wann steige ich aus diesem Kanal aus? Wann muss ich loslassen, wann mich wieder ins Boot holen lassen, weil ich definitiv was verpasse? Wie informiere ich meine Kollegen, dass ich mich ausklinke? Eine Lösung: Einfach ins Wochenende oder in den Feierabend verabschieden. (So wie beim Gang aus dem Büro auch 😉)

Was habe ich gelernt?
  • Es tut mir verdammt gut, nach einem vierwöchigen Urlaub den AviloX-Chat durch zu scrollen. Das vermittelt mir ein Bild davon, wie es dem Team während meiner Abwesenheit so ging und auf welchen Insider ich vorbereitet sein sollte 😉

  • Die Nutzung des Kanals und eine Abgrenzung zum Privaten braucht eigene Strategien und besondere Sorgfalt. Ich persönlich reguliere die Erreichbarkeitsgrenze über ein privates und ein dienstliches Handy. Wenn ich nicht arbeite, liegen die AviloX-Kanäle ungelesen auf dem Schreibtisch. Wenn ich mich irgendwie gestört oder ignoriert fühle, spreche ich es an. Da wir es ernst meinen mit der neu gewonnenen Freiheit und der 24/7-Möglichkeit, brauchen wir immer mal wieder dieses gemeinsame Prüfen, was für alle im Team passt und wie wir uns auf diese Bedürfnisse einstellen können.

  • Diese digitale Kaffeeküche ist für mich ein wichtiger sozialer Raum gerade in unserem virtuellen Team. Würden wir unseren digitalen Austausch, nur auf sachlich, fachliche Kommunikation wie sie in Yammer, Office365-Teams, Coyo und Co. stattfindet, reduzieren, würde mir persönlich etwas fehlen. Das Miteinander lebt ja genau durch diesen Raum für Emotionen, Gemeinschaft und einfach mal Menschsein fehlen.

  • Wenn ich sehe, wie Dirk in Tarifa die Welle im Sonnenuntergang mit seinem Kite-Board reitet, kann ich mir ein: „Och, das würde mir jetzt auch gefallen“ einfach nicht verkneifen. Und das muss auch nicht sein: Jede Emotion ist ok und gehört zu uns als Mensch. Kurz ist da Neid und dann frage ich mich: „Was müsste ich aufgeben, um so leben zu können?“

4 Tipps für Wir-Gefühl und Vielfalt in virtuellen Teams

  1. Wenn Ihr Euch nicht so oft begegnet, verliert Ihr den Bezug zueinander. Aus den Augen, aus dem Sinn. Das muss nicht sein: Einfach eine virtuelle Kaffeeküche einrichten. Ab und an mal hingehen und miteinander schnattern. Das verbindet.

  2. Wenn einige sich öfter sehen, fehlen doch manche und sind unterwegs. Schnell kann sich ein Gefühl von Ausgegrenzt-Sein einstellen. Das muss nicht sein: Denkt an die Kollegen, die fehlen und lasst sie virtuell am realen Treffen teilhaben. So bleibt Ihr ein WIR.

  3. Digitale Überforderung ist allgegenwärtig und der unbewusste Zwang: „Immer online sein. Nichts verpassen dürfen. Bestimmt werde ich gebraucht?“ fördert Selbstausbeutung und laugt aus. Das muss nicht sein: Nehmt Euch bewusst Offline-Zeiten. Informiert Eure Kollegen, damit sie sich darauf einstellen können. Sorgt dafür, dass ihr entbehrlich seid und gönnt Euch Ruhe. So seid bleibt ihr gesund und schöpft frische Energie, um das Team ausgeruht und mit klarem Kopf sowie neuen Impulsen bereichern zu können.

  4. Wenn Ihr euch freut, stolz seid oder auch verärgert und genervt: Teilt diese Emotionen, damit die anderen Anteil haben und mit den Folgen für die Zusammenarbeit umgehen können. Wenn wir uns nicht sehen, haben wir weniger Möglichkeiten wahrzunehmen, wie es dem anderen geht und darauf einzugehen. Empathie ist ein wichtiges Schmiermittel produktiver Zusammenarbeit in Teams. Digitale Offenheit und angemessener Respekt gegenüber den Gefühlen des anderen fördern echtes WIR und ist Gold wert für den Erfolg.


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2 Gedanken zu „Teil 3: Wir-Gefühl in virtuellen Teams – WhatsApp, Threema und Co. als neue Kaffeeküche?

  1. Ricardo Antworten

    Sehr interessanter und aufschlussreicher Beitrag!
    Das zeigt mal wieder das nicht die Technologie an sich eine Grenze
    darstellt, sondern unser Umgang mit ihr. Sehr schön zu sehen was Kommunikation und die „richtige“ Nutzung von Plattformen alles schaffen kann!

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