„Nachgefragt!“ – das Social Collaboration Tool der DATEV eG

Inspiriert von Direkt zu Obermann der Deutschen Telekom, launchte die DATEV eG 2013 das Social Collaboration Tool „Nachgefragt!“. Bereits in den ersten sechs Monaten wurde die Startseite insgesamt 115.000-mal aufgerufen. In der ersten Fragerunde wurden 389 Fragen gestellt und mit 35.221 „Gefällt mir“-Klicks bewertet. Diese Zahlen sind beachtlich und Grund genug für uns, genauer nachzufragen: Im Interview mit Christian Buggisch sprachen wir über die Einführung von „Nachgefragt!“ sowie die damit verbundenen Herausforderungen.

Christian Buggisch ist Leiter Corporate Publishing bei DATEV, einem der größten deutschen Software-Häuser und IT-Dienstleister. Nach dem Studium war er zunächst als Lektor in einem Stuttgarter Verlag tätig, bevor er das Medium wechselte und als Online-Redakteur bei DATEV in Nürnberg arbeitete. Seit 2007 ist er für die Internet-Aktivitäten von DATEV verantwortlich, seit 2012 darüber hinaus für das gesamte Corporate Publishing.

Christian BuggischInterview-Reihe mit Christian Buggisch:

TEIL 1: Einführung des Tools – Ziele, Bedenken, Vorgehen
TEIL 2: Produktive Nutzung – Detailblick in das Tool
TEIL 3: Veränderung durch Technologie – Lessons Learned und Ausblick

 

TEIL 1: Einführung des Tools – Ziele, Bedenken, Vorgehen

AviloX: Wie kamen Sie auf die Idee, bei DATEV das Instrument „Nachgefragt!“ einzuführen?

C. Buggisch: Der Impuls kam von unserem Vorstandsvorsitzenden Prof. Kempf. René Obermann hatte ihm vom erfolgreichen Einsatz des Tools „Direkt zu Obermann“ bei der Telekom berichtet. Zur damaligen Zeit haben wir bereits über Social Intranet nachgedacht und suchten konkrete Pilotprojekte auf Basis von Sharepoint 2010. Das passte sehr gut, so dass wir eine adaptierte Version für uns entwickelten.

AviloX: Waren die Vorstände leicht für die Idee zu begeistern?

C. Buggisch: Ja. Es war bereits eine sehr große Offenheit für die Themen Social Collaboration, Social Media, Social Enterprise da. Sie spielten schon seit einiger Zeit auf unseren Management-Veranstaltungen eine Rolle. Daher passte dieses Instrument sehr gut zu den Überlegungen, wie uns Social Software im Unternehmen weiterbringen kann.

AviloX: Wie viel Zeit haben Sie gebraucht von der ersten Idee bis zur Realisierung?

C. Buggisch: Etwa ein Jahr. Es wäre sicher auch schneller realisierbar gewesen, aber parallel liefen noch einige andere Projekte.

AviloX: Haben Sie bewusst die Frage-Antwort Form gewählt, um den Führungskräften den Einstieg in die Social-Media-Kommunikation zu erleichtern?

C. Buggisch: Der direkte Draht von Vorständen zu den Mitarbeitern fand auch in der Vergangenheit immer statt. Es ist bei uns auch gelebte Kultur, dass der Vorstand mal zum Hörer greift und direkt beim Mitarbeiter nachfragt. Uns war es aber wichtig, aus dieser 1:1-Kommunikation eine 1: n -Kommunikationzu machen. Mit mehr als 6.600 Mitarbeitern kann man natürlich nicht zu allen Fragen diskutieren. Wir mussten einen Weg finden, um das Wissen zu bewerten, zu kanalisieren und zu priorisieren. So kam dann die „Nachgefragt!“-Mechanik zustande. Die Mitarbeiter können hier nicht nur fragen, sondern auch bewerten. Die Fragen, welche die meisten Bewertungen erhalten, werden beantwortet. Damit haben wir einen Filter geschaffen und gleichzeitig ein basisdemokratisches System. Es sollen eben nicht nur bequeme Themen aufgegriffen werden. Das stellen wir sicher, indem die Mitarbeiter mit dem „Gefällt-mir“-Button selbst entscheiden, was für sie am wichtigsten ist.

AviloX: Welche weiteren Ziele haben Sie mit dem Instrument verfolgt?

C. Buggisch: Wir wollten jedem einzelnen Mitarbeiter die Möglichkeit geben, direkt mit dem Vorstandzu kommunizieren und in den Dialog zu treten. Das fand bis dato nur in zufälligen Begegnungen oder bestimmten Dialogrunden statt. Aber bei so vielen Mitarbeitern waren das immer sehr eingeschränkte Möglichkeiten.

Wir wollten eine Kultur der Offenheit, des Dialogs und der direkten Kommunikation voranbringen. Bei der Größe sind Hierarchien unvermeidbar, aber diese verlangsamen oder hemmen auch oft die Kommunikation. Wir wollten einen Kanal, bei dem Information nicht über alle Hierarchien laufen muss.

AviloX: Gab es vorher andere Instrumente, die ersetzt wurden durch „Nachgefragt!“?

C. Buggisch: Es gab nichts Vergleichbares vorher. Es war eine echte Neuerung, die eine Lücke geschlossen hat. Das haben wir an der Nutzung gesehen. Das Tool ist eingeschlagen wie eine Bombe.

AviloX: Welche Erwartungen hatten Sie im Vorfeld der Einführung?

C. Buggisch: Da wir noch nie etwas Ähnliches eingeführt hatten, waren wir sehr gespannt und neugierig, was passieren wird. Ich war überzeugt, dass „Nachgefragt!“ einen echten Mehrwert bietet und Akzeptanz findet. Aber natürlich hatten wir einen Kommunikations- und Marketingplan, um das Instrument anzuschieben und bekannt zu machen. Das war aber letztlich nicht nötig. Das Tool wurde vom ersten Tag an extrem intensiv genutzt. Nach der Anfangseuphorie ging die Nutzung etwas zurück, aber selbst heute noch ist die Nutzung extrem stark. „Nachgefragt!“ ist von Null auf Hundert eines der zentralen Medien geworden, anhand derer die Mitarbeiter sich im Intranet informieren. Das hat uns schon überrascht.

AviloX: Häufig scheitern engagierte Einführungsprojekte an der fehlenden Unterstützung durch das mittlere Management. Wie konnten Sie dieses Risiko beheben?

C. Buggisch: Auch bei uns gab es seitens des mittleren Managements Bedenken. Eine Sorge war, dass den Führungskräften ein Stück ihrer eigenen Kommunikation entzogen wird. Diese konnte jedoch weitgehend entkräftet werden, als die Führungskräfte sich ein konkretes Bild davon machten, wie das Tool wirklich funktioniert. Es ist eine Ergänzung zur Führungskommunikation, aber es ersetzt auf keinen Fall die kaskadierende Kommunikation über die Hierarchieebenen.

AviloX: Gab es andere Bedenken im Einführungsprozess?

C. Buggisch: Weitere Bedenken entstanden im Hinblick auf die Relevanz der Inhalte. Dieses Thema wurde ja auch schon bei Einführung der externen Social Media-Plattformen diskutiert. So stellten sich einige Führungskräfte die Frage, ob sich die Vorstände wirklich mit Fragen wie den Raucherpausen oder den Öffnungszeiten der Kantine auseinandersetzen sollten. Auf der anderen Seite ist bei jeder Kommunikation ein Teil relevant und ein anderer eben nicht. Das ist etwas ganz Menschliches.

AviloX: Wie haben Sie den Betriebsrat dafür gewinnen können, „Nachgefragt!“ zu genehmigen?

C. Buggisch: Bereits vorhandene SharePoint-Funktionen wie die Collaboration-Funktionen, Blogs oder Kommentare waren bereits freigegeben und konnten eins zu eins wiederverwendet werden, ohne eine gesonderte Genehmigung einholen zu müssen. Die Funktionen, die neu programmiert wurden – wie z.B. der Gefällt-mir-Button zur Bewertung der Fragen – wurden dem Betriebsrat vorgestellt und von diesem mittlerweile unbefristet genehmigt. Allerdings waren damit auch Auflagen verbunden. So war es gewünscht, dass Mitarbeiter auch anonym Fragen stellen und Bewertungen abgeben dürfen. Das zu ermöglichen, war eine echte Herausforderung, da Anonymität in SharePoint so nicht vorgesehen ist. Alles in allem hatten wir aber einen konstruktiven Dialog, bei dem die Bedenken des Betriebsrates berücksichtigt werden konnten und Lösungen gefunden wurden, mit denen alle zufrieden sind.

weiter zu TEIL 2: Produktive Nutzung – Detailblick in das Tool
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2 Gedanken zu „„Nachgefragt!“ – das Social Collaboration Tool der DATEV eG

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