Datenflut am Arbeitsplatz – Über Lösungsimpulse im Jetzt und kognitive Systemhelfer in der Zukunft

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Wir produzieren heute in zwei Tagen so viele Informationen wie unsere Vorfahren in den letzten zwei Millionen Jahren insgesamt. Informationen erreichen uns heute so geballt und so ungefiltert, dass wir Schwierigkeiten haben, diese Informationsflut zu bewältigen. Pro Tag werden auf der Welt über 200 Milliarden Emails verschickt. (Statistik der Radicati Group, 2016)

Emails senken unsere Produktivität

Forscher schätzen, dass wir heute etwa 30% der Arbeit mit dem Beantworten von Emails verwenden ( ARTE Doku – Immer vernetzt). Das permanente Erreichbarsein stresst uns dabei ungemein. Gloria Mark, Professorin für Psychologie und Computerwissenschaften am Department of Informatics der University of California, Irvine (USA), untersuchte Folgen von Emails auf Beschäftigte. Tatsächlich sind die virtuellen Briefe die größten Stressoren unseres Arbeitsalltags. Durch den erhöhten Zeitaufwand, unabhängig vom Unternehmen oder Jobprofil, sinkt unsere Produktivität.

Informationen werden in Zukunft nicht weniger – wir müssen sie also anders strukturieren

Wie können wir uns helfen?  Seinen Email-Client abzuschalten, wäre vielleicht etwas radikal… wir müssen andere Wege finden, um unsere Produktivität wieder zu erhöhen, ohne dabei wichtige Informationen zu verlieren.

Unsere Arbeit im Informationszeitalter ist vergleichbar mit einem Flugzeug-Cockpit von früher: Es gab so viele Knöpfe zu bedienen und Anzeigen zu studieren, dass ein zusätzliches Besatzungsmitglied mitfliegen musste. Die Weiterentwicklung der Technologien machte es möglich, dass heute zum Beispiel digitale Anzeigen nach Bedarf ein- oder ausblendbar sind. So haben Pilot und Co-Pilot alles im Blick, ohne wichtige Informationen zu verpassen. Die Technik wurde den Bedürfnissen der Piloten angepasst und erhöht deren Produktivität.

Die Technik der Zukunft ist auf unsere individuellen Bedürfnisse zugeschnitten

Unser Arbeitsplatz mit all seinen Informationskanälen entspricht heute weitestgehend noch diesem alten Flugzeug-Cockpit. Um die digitale Belastung in Zukunft besser kontrollieren zu können, arbeiten IT-Forscher derzeit an einem Computer, der immer nur so viele Informationen an den Benutzer sendet, wie dieser gerade aufnehmen kann. Zwei Sensoren an Zeigefinger und Stirn messen dabei die Arbeitsbelastung des Benutzers in Echtzeit. Je aufmerksamer er ist, desto mehr Informationen werden ihm angezeigt. Ist der Benutzer überlastet, werden die Informationen reduziert.

Übertragen auf ein Email-Programm könnte das bedeuten: Ist der Benutzer aufmerksam, gelangen Emails wie üblich in den Posteingang. Ist der Benutzer überlastet, erreichen ihn nur kurze Übersichten der eingehenden Emails.

Kognitive Systeme halten Einzug in unseren Arbeitsalltag

Diese intelligenten Assistenzsysteme sind die notwendige Reaktion auf die Technologievielfalt, die uns schon heute vor enorme Herausforderungen stellt. Bis zum Jahr 2020 werden jede Sekunde für jeden Menschen auf der Erde, etwa 1,7 Megabytes an neuer Information erzeugt werden. (IDC 2012, 1) Diese Massen im Blick zu behalten, kann ein Mensch nicht leisten. Kognitive Systeme wie Watson von IBM sind schon heute in der Lage, selbst strategische Entscheidungen zu treffen und sie lernen jede Minute durch die Verarbeitung riesiger Datenmengen dazu. Kognitive Systeme unterstützen den menschlichen Entscheidungsprozess mit höherer Genauigkeit, Geschwindigkeit und Agilität. Die Grundlage dafür bildet eine breite Palette von Daten und Hinweisen, angewandt auf eine noch umfassendere, unvoreingenommene Betrachtung der entsprechenden Gegebenheiten. Dr. Mathias Weber, Bitkom-Bereichsleiter IT-Services, sagt: „Cognitive Computing bringt die Technik einen weiteren Schritt näher an den Menschen, weil sie ihn bei seinen Entscheidungen in zahlreichen Lebens- und Arbeitsbereichen unterstützt.“

Der Mensch ist und bleibt wichtig

Bei aller digitaler Informationsflut, ist es notwendig den Menschen im Jetzt und auch in der Zukunft nicht aus den Augen zu verlieren. Es bleibt wichtig zu hinterfragen, was Technologien für uns bedeuten. Abhängigkeits- und Mündigkeitsfragen sind eine ebenso wichtige Perspektive wie die Betrachtung von Chancen durch deren Einsatz. Kognitive Systeme sind dann wertvoll, wenn wir uns nicht vollständig in ihre Hand geben. Schließlich müssen Piloten auch heute noch immer den Kurs vorgeben und in der Lage sein, selbst und ohne Autopilot zu fliegen.

Schon gewusst:
Was heute noch illusorisch klingt, kann schon bald Wirklichkeit werden. Deshalb hier schon drei „analoge“ Tipps für Ihren optimalen Flug durch den Arbeits- alltag, ohne in Informationen unterzugehen:

  • Mini-Missionen: setzen Sie sich pro Tag lieber mehrere kleine Ziele als ein großes!
  • Step by Step: arbeiten Sie eins nach dem anderen ab! Lassen Sie sich nicht von neuen Informationen von Ihrer Flugroute abbringen!
  • Abschalten: planen Sie sich Zeit für (digitale) Pausen ein, um leistungsfähig zu bleiben, z. B. mit der 20-Minuten-Methode: 20 Minuten online – 20 Minuten offline arbeiten!